Desde Datisa se insiste en la importancia que tiene para las pymes planificar y gestionar con eficiencia sus procesos de cobros y pagos. Es una manera de optimizar los recursos, pero, también, es la forma de evitar posibles descubiertos de caja o complicaciones de liquidez que pueden provocar serios problemas financieros para el negocio.
Reclamar, contabilizar o actualizar la cartera de cobros y pago está en la lista de prioridades de cualquier organización. Pero, no siempre se procede de la manera más conveniente. En el entorno de las pequeñas y medianas empresas, además, si no se cuenta con una plataforma de gestión eficiente, resulta imposible manejar toda la información y diseñar procesos óptimos para garantizar que la gestión de cobros y pagos se realiza conforme a los criterios elementales.
Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “es importante automatizar la gestión de los cobros porque permite ir adaptando el tono y personalizando el mensaje a medida que pasa el tiempo. Cuanto más tiempo pase, más difícil será alcanzar una solución amistosa. Por otro lado, si no establecemos un procedimiento adecuado en el que establezcamos las pautas a seguir en las reclamaciones (tiempos de espera, modelos de relación con el cliente, cadencia en las comunicaciones, medidas a adoptar, …) nunca podremos prever los resultados. Nuestras actuaciones estarán, además, muchas veces más condicionadas por la empatía o antipatía que nos provoque un interlocutor que por criterios de gestión objetivos.
Desde Datisa se proponen algunas cuestiones claves para agilizar los procesos de gestión de cobros, especialmente, con aquellas referencias que muestren reticencias o demoras en el pago de sus facturas:
- Planificación y previsión de cobros y pagos. En realidad, este es un requisito estratégico y, aunque no está directamente vinculado a la demora de los cobros, ayuda a visualizar y tener una previsión óptima de su flujo de caja. Y, a partir de esta planificación poder ir comprobando y corrigiendo desviaciones. También permite estar más al tanto de los ingresos y la fecha de los ingresos, también de los pagos de forma que se pueden tomar decisiones sobre la marcha relacionadas con la gestión de cobros y pagos.
- Informe de facturas pendientes y vencimientos próximos. Como sucede con la planificación y la previsión, para la realización de los informes de cobros pendientes y vencimientos cercanos, es importante trabajar con tecnología que permita el envío a uno o a varios clientes de la información sobre la situación actual de sus facturas pendientes y sus vencimientos más cercanos. Se trata de una acción encaminada, primero a transmitir la información al cliente que no siempre está al tanto de lo que deben, tal vez, porque no cuentan con la tecnología adecuada. Y, segundo, para dejar constancia del total de la deuda pendiente, importes vencidos y próximos vencimientos.
“Es un modo, también subliminar, de mostrar al cliente tu interés por facilitarle todo el proceso y una manera de mostrar que, en tu empresa, la información es importante y los modelos de relación con sus clientes, también”, explica Isabel Pomar. Los ERPs más modernos, incluido el de Datisa, proporcionan, además, el desglose de las facturas implicadas con sus fechas, importes, conceptos, fechas de vencimiento y formas de pago para que no exista ninguna duda al respecto. Mostrar toda esta información en gráficos también ayuda a disponer de la información sobre el importe agrupado de la deuda por períodos de tiempo concretos.
- Reclamación de la deuda. Cuando todos los intentos por reconducir amistosamente la relación de cobro con un cliente han fracasado, las pymes deben poner en marcha el mecanismo de reclamación adecuado. Un mecanismo, que, como explican desde Datisa, debe estar procedimentado, documentado y perfectamente orquestado. En los procesos de reclamación se deben registrar la fecha de todos los contactos establecidos para la gestión de la deuda y el número de reclamaciones que se han llevado a cabo. Esta operativa permite, no solo controlar la situación, sino optimizar el flujo de recobros.
Los sistemas de alertas y envíos de mensajes automáticos agilizan el cobro de las facturas, permiten controlar posibles impagos y plantear acciones rápidas antes de tener que implementar otras medidas más severas. Y, en todo caso, es importante acortar los plazos de cobro y, como medida de apoyo, sincronizar los cobros con los pagos de manera que la tesorería del negocio pueda mantenerse siempre a raya.
Y, en definitiva, es imprescindible realizar comprobaciones periódicas sobre el cumplimiento de los planes de tesorería realizados con antelación para identificar posibles desviaciones y causas, como pueden ser los retrasos en los cobros o los impagos de facturas, y contar con las soluciones tecnológicas adecuadas para automatizar la gestión diaria. Todo esto ahorrará tiempo y recursos a las pymes y optimizará su rentabilidad a corto, medio y largo plazo.
