Agilizar los procesos internos, incrementar la productividad o reducir costes. Cualquier razón es buena para implantar la tan nombrada oficina sin papel. Sin embargo, son pocas las compañías que, hoy por hoy, han realizado esta transición de forma exitosa y funcionan bajo una política de cero papel.
Los motivos son diversos: la falta de tiempo para abordar un proyecto de estas características, la escasa confianza de los usuarios en el material electrónico y los ajustados presupuestos de los que dependen los departamentos de sistemas pueden encontrarse en la raíz de tan baja implantación.
DocPath, compañía de capital cien por cien español especializada en la fabricación de software documental, ofrece ocho sugerencias que permitirán a cualquier compañía garantizar el éxito de su transición a la oficina sin papel en un plazo de tiempo razonable y con una inversión ajustada.
1. Establezca un deadline: Si queremos que los plazos se cumplan y la transición no se convierta en algo interminable, deberemos establecer una fecha máxima, un día ‘D’ en el que llevemos a cabo el apagón del papel. Además, sería conveniente tener en cuenta que estos proyectos pueden durar entre seis y nueve meses.
2. Planifique el proceso de digitalización: En su devenir diario, las empresas han acumulado cantidades ingentes de documentación. De ahí que el primer paso que debamos dar sea el de digitalizar todo el papel que se ha ido almacenando. Para hacerlo de forma productiva, clasificaremos aquellos documentos que por normativa legal habrá que seguir guardando en papel y nos desharemos de los que hayan quedado obsoletos. Dicho de otro modo, aprovecharemos para hacer limpieza en nuestros archivos y digitalizaremos solo lo necesario.
3. Haga partícipes a sus trabajadores: Si hay una pieza que resulta clave para alcanzar con éxito la oficina sin papel, esta es sin duda la que representa el trabajador. Nada mejor que motivarle y hacerle partícipe del proceso para alcanzar los objetivos que nos hemos marcado. Si además, su plantilla es joven, lo tendrá aún más fácil.
4. Forme a sus empleados: Una vez que sus trabajadores estén concienciados con las políticas sostenibles que quiere adoptar, sería bueno ofrecer cursos formativos. Situar en cada departamento a un amante de la tecnología puede ser una excelente idea para difundir el proceso entre los más resistentes al cambio.
5. Predique con el ejemplo: El hecho de que los directivos y responsables de los diferentes departamentos abandonen el papel, puede ser el mejor camino para motivar a los trabajadores.
6. Haga outsourcing: Contrate a un proveedor especializado en el tema y evite que sean sus trabajadores los que tengan que realizar este trabajo. De ese modo ganará en productividad y evitará posibles fallos.
7. Apueste por la eFactura: La contabilidad es una de las áreas más críticas para una empresa. Si introduce el concepto de facturación electrónica, ganará en agilidad y reducirá los tiempos de respuesta de cara a sus clientes.
8. Comparta su éxito: Dar a conocer a los empleados los buenos resultados económicos y medioambientales alcanzados por la compañía a partir de la aplicación de medidas más eco-responsables, puede animarles a continuar e, incluso, a ofrecer ideas para hacer más eficientes los nuevos procesos.
