Disponer de una herramienta tecnológica que permita automatizar, gestionar y controlar los ingresos y los gastos de una organización no significa que la empresa deba practicar un modelo de gestión lineal. Es decir, no todos los costes se gestionan del mismo modo. De hecho, como explican desde Datisa, cuanto más conocimiento se tenga sobre los diferentes tipos de costes en los que incurre el negocio y mejor sea el sistema de control de costes que se haya establecido, más posibilidad tendrá la empresa de obtener beneficios.
En este sentido, Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “conocer los costes -fijos y variables- de un negocio es fundamental para controlar su solvencia y facilitar los procesos de toma de decisiones. Por eso es imprescindible contar con la tecnología que facilite el acceso a la información financiera que sea relevante. Pero, además, es importante que esa información sea sencilla y entendible de manera que facilite el conocimiento necesario para actuar en consecuencia”.
Además de disponer de la tecnología adecuada, las pymes deben tomar conciencia sobre la importancia de la función financiera y poner en valor los aspectos relacionados con la gestión y el control de costes. Y, deben hacerlo, desde la planificación de sus recursos, estableciendo presupuestos que sean realistas y que tengan en cuenta no solo la información de cada área sino la interrelación de datos.
Es decir, las pymes deberán utilizar soluciones financieras y contables que permitan contrastar el impacto de unas acciones sobre otras o, lo que es lo mismo, las consecuencias que una decisión comercial, por ejemplo, puede tener sobre la estrategia financiera del negocio. Para ello, deberán facilitar la actualización de los datos en tiempo real, de manera que todos los cambios sean visibles desde el momento en el que se producen.
Un presupuesto ajustado permite, por un lado, adelantarse a posibles situaciones de crisis, evitar que la empresa se quede sin liquidez, por ejemplo. Y, por otro, hacer un seguimiento más racional de los costes fijos lo que proporciona una visión más realista del negocio y facilita la puesta en marcha de medidas correctivas que garanticen la viabilidad de la empresa o medidas impulsoras para aprovechar nuevas oportunidades de negocio.
Por otro lado, una manera óptima de reducir los costes fijos es a través de una gestión eficiente y racional. Decisiones que tienen que ver con la renegociación de las deudas o las condiciones firmadas con proveedores y/o clientes. El objetivo: conseguir condiciones más ventajosas. Ahora bien, como indican desde Datisa, para poner en marcha esta estrategia de negociación es imprescindible disponer de la información necesaria. Un ERP financiero proporciona los datos adecuados, de manera sencilla y en tiempo real, facilitando, además, una amplia batería de informes sobre los que poder apoyar la argumentación en la negociación.
