La centralización de la base de datos que proporciona un ERP permite que las pequeñas y medianas empresas eviten la duplicación de la información y que las diferentes áreas que conforman la empresa trabajen en paralelo con versiones distintas de un mismo documento.
Los sistemas de gestión empresarial proporcionan las herramientas necesarias para que siempre exista una única versión -actualizada en tiempo real- de la base de datos, evitando así, las redundancias, los errores y las duplicaciones.
Como explica Pablo Couso, consultor senior de Datisa “hoy en día, mirando el negocio desde un punto de vista integral nos encontramos con que se puede trabajar con varias bases de datos, ya sea de un ERP, de un CRM, de plataformas e-commerce, … Es más, aún hoy, nos encontramos con sistemas de gestión de recursos empresariales que utilizan diferentes bases de datos, y, aunque no es habitual, sigue habiendo usuarios que funcionan así. Por eso, la tecnología debe hacer posible que las diferentes bases de datos, de haberlas, sean complementarios y compartan siempre la información que manejan”.
Generar errores, trabajar con datos que no suscitan la confianza suficiente o la lentitud que provocan las continuas comprobaciones de la información, en caso de no tener una base de datos centralizada o diferentes bases de datos que no permitan la integración hace que se resienta también el servicio de atención al cliente. Por eso, es tan importante disponer, no solo de los datos, sino disponer, además, de las herramientas adecuadas para almacenarlos correctamente, para actualizarlos, para consolidarlos y, también, para consultarlos”.
Por lo tanto, la palabra clave en todo caso es integración para hacer que los diferentes programas con los que opera la organización compartan la información sin necesidad de tener que introducir el mismo dato varias veces o en sistemas diferentes. Esto es de vital importancia porque un buen trabajo interno también repercute en la calidad del servicio que se presta al cliente, no solo en las ratios de eficiencia de la propia compañía.
La información que proporcionan los ERP modernos facilita un mejor conocimiento de los clientes ya que permite su segmentación de una manera más adecuada, automatizar muchas de las tareas que se realizan con ellos -respuestas a preguntas frecuentes, envíos de presupuestos y facturas, información sobre estado de sus pedidos, etc.- e, incluso, adelantarse a sus necesidades al analizar los datos generados durante la relación entre la marca y el propio cliente -consumos, pedidos, información solicitada, etc.-
Un aplicativo de gestión ERP proporciona una visión completa sobre la base de datos de la organización. Una perspectiva 360º, en tiempo real, que refleja lo que acontece en cada una de las áreas que conforman la empresa. Datos sobre las ventas realizadas, la facturación, los pedidos a proveedores, los datos contables, fiscales, todo actualizado y puesto en perspectiva para entender el funcionamiento del negocio, área por área, pero también, en una visión de conjunto.
Otra de las muchas ventajas que aplican este tipo de sistemas respecto a la operativa de una pyme, tiene que ver con su capacidad para automatizar tareas, también las que tienen que ver con la gestión de las bases de datos. “Hay tareas que son repetitivas -la introducción de los datos, por ejemplo- y que su gestión manual puede aumentar el margen de error al procesar grandes volúmenes de datos”, advierte Pablo Couso.
Si los datos que se generan en un sistema de gestión comercial, por ejemplo, se actualizan automáticamente en la aplicación de contabilidad, se evitará, primero, tener que introducir de nuevo los datos, perder tiempo en abrir nuevos aplicativos para meter de nuevo la información y hacer las comprobaciones oportunas, Y, segundo, permitirá, por el contrario, que el sistema pueda incluso efectuar predicciones empresariales para mejorar el negocio, ya que la información se encuentra almacenada en un único sistema que permite que los datos se crucen.
