A lo largo del día realizamos tareas que nos acercan a nuestros objetivos, las de alta rentabilidad -AR-, y otras que son menos importantes, las de baja rentabilidad– BR-. Desconocemos qué tareas, de las múltiples que desempeñamos a diario, tienen un valor mayor por ser más rentables. Por este motivo es fundamental saber gestionarlas y priorizar su ejecución para alcanzar así una mayor productividad y conseguir resultados en el menor tiempo posible para poder invertirlo en otras áreas de la vida como la salud, la familia o el ocio. En este sentido, resulta fundamental diferenciarlas:
Las tareas AR son aquellas que invirtiendo más tiempo en ellas los resultados son mayores, son las que se encuentran más próximas al objetivo que nos hemos propuesto. Este tipo de tareas se dividen en dos grupos. Las de Alta Rentabilidad Tangible o AR1 y las de Alta Rentabilidad Intangible o AR2. Las primeras son a las que debemos dedicarnos con verdadero empeño. Sin ellas, el tiempo de la planificación y todo el listado de tareas cae, no sirve de nada independientemente de que sean asuntos personales o profesionales. Sin embargo, las segundas nos colocan en dirección a los objetivos, aunque no cambien los resultados por sí solas.
Por otro lado, las tareas de Baja Rentabilidad tenemos que hacerlas mientras no las podamos delegar, pero, en tal caso, tenemos que tratar de hacerlas rápidamente y dedicarles solo el tiempo necesario, ya que empatan el resultado como mucho, pero no lo mejoran.
Menciono a continuación un ejemplo para explicar que las tareas AR y BR son distintas. El seguimiento de cobros es una tarea de Baja Rentabilidad porque no aporta valor a la empresa, ese dinero ya debería estar cobrado. El hecho de hacer seguimiento de cobros y dedicarle tiempo no es bueno, es una tarea BR. Por otro lado, el seguimiento de presupuestos es una tarea de Alta Rentabilidad porque dedicándole más tiempo mejoras el resultado de la venta.
Tenemos que aprender a diferenciar muy bien estos tipos de tareas, saber ordenarlas de menor a mayor importancia, y tener en cuenta que una agenda apretada no implica ni mayor ni mejor rendimiento. La clave para una gestión correcta es una agenda eficaz que trabaje a favor de las tareas que hemos anotado en ella. Empezaremos por tomar nota de todas las actividades diarias y el tiempo dedicado a cada una, a ser conscientes de cómo y en qué ocupaciones lo empleamos:
7 pasos para identificar las tareas de Alta y Baja Rentabilidad:
- En primer lugar, tomamos nota de todas y cada una de las actividades diarias y del tiempodestinado a ellas, hasta las más insignificantes, a ser conscientes de cómo y en qué ocupaciones lo empleamos.
- El paso siguiente consiste en clasificar las ocupaciones por su relevancia. Se trata de que las primeras no se vean postergadas por aquellas otras que, siendo secundarias, se presentan con carácter de urgencia.
- El tercer paso consiste en agrupar las tareas y calcular el tiempo semanal que cada grupo conlleva.
- Confeccionado el cuadro de tareas, identificamos las AR1, las AR2 y las BR y contabilizamos el tiempo dedicado a unas y otras en función de los objetivos. Nos aseguramos de definir cuáles son las actividades estratégicas.
- Asignamos días específicos de ejecución para todas ellas. Recordemos que las AR son las que nos llevan a conseguir resultados, las que nos desafían y nos invitan a situar nuestros límites más allá (y de las que nos excusamos con facilidad).
- Una vez que las hemos colocado en nuestra agenda de trabajo, nos ocupamos de incrementar el tiempo de dedicación a cada AR.
- El paso siguiente es proteger a las AR con prioridad absoluta empezando por eliminar los factores que nos distraen: los ladrones de tiempo externos e internos.
“Para ser productivos necesitamos proteger tres horas diarias de tareas de Alta Rentabilidad al día, reservar un tiempo de atención para imprevistos e interrupciones y delegar las tareas de Baja Rentabilidad (BR)”, explica Aritz Urresti, CEO de goalboxes.
