Parece una pregunta caprichosa, pero no lo es. Últimamente está en el tema de discusión de prestigiosos estudiosos de las finanzas y contables, que se preguntan si hemos agotado todas las posibilidades de control que nos ofrecía el presupuesto. ¿Es el presupuesto una losa, una imposición del departamento más conservador de las compañías? ¿Puede contribuir el diseño presupuestario a la innovación y desarrollo de la empresa, a ser más competitiva, a tener mejor “prensa” entre los clientes?
No es fácil responder a estas cuestiones. De siempre es bien sabido que el control presupuestario garantizaba la estabilidad y permanencia de las compañías en el mundo de los negocios (y en especial cumplir con sus obligaciones). Lo que parece es que ahora eso ya no es suficiente para la supervivencia. En un entorno cada vez más globalizado y digitalizado, son las empresas centradas en el cliente las que parecen que tienen más claro esta cuestión, que no todo está en los libros contables.
Recientemente, la asociación francesa DFCG lanzó una encuesta entre su comunidad de más de 3.000 directores financieros y controllers en empresas de todos los tamaños y sectores con el fin de redactar un libro blanco. Las reflexiones giran alrededor de la eliminación o al menos el cambio de orientación del presupuesto en iniciativas tan tempranas como la Beyond Budgeting Round Table (BBRT) instaurada en 1998. Los nuevos modelos y herramientas que ofrece la economía digital (el balanced scorecard, el ABM, el EVATM, el Rolling Forecasts, las metas relativas y los pronósticos dinámicos) no han hecho más que acelerar la urgencia de encontrar respuestas a esas preguntas. ¿Qué posibles alternativas existen para el presupuesto y la evaluación monetaria de los procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa, o tienen previsto abordar? ¿Están las aplicaciones informáticas preparadas para elaborar presupuestos adecuados a las necesidades del mercado actual?
Y resulta que, inevitablemente, el 98 % de los financieros siguen realizando sus tareas presupuestarias y han elaborado un presupuesto anual; solo el 16% estaría dispuesto a probar “eso” de abandonar el presupuesto, pero en su inmensa mayoría (96%) no sabrían que hacer en su lugar. Sin duda, el presupuesto se sigue percibiendo como una actividad muy importante y estratégica para las empresas.
Otra cosa distinta es hablar del tiempo que dedican a esta tarea y lo que les gustaría hacer con el tiempo que ahorrasen. Los presupuestos son procesos laboriosos, al menos se les dedica doce semanas de promedio, pero en una de cada tres empresas, esta tarea se alarga más de tres meses y medio; es más, en dos de cada cinco empresas ni siquiera lo tienen acabado cuando empieza el siguiente año fiscal. Son cifras de una nación en el G8 como es Francia, pero prácticamente extrapolables al resto de la UE.
Puede que la razón sea que el 53% de los profesionales consultados siguen llevando las cuentas con hojas de cálculo, que son aplicaciones de propósito general ideales para la economía doméstica, pero no para gestionar una empresa que aspire a liderar su mercado en la nueva economía digital.
De hecho, las tres características más añoradas (o deseadas, según se mire) son las de poder trabajar en un entorno más protegido, disponer de una herramienta más colaborativa y tener una capacidad para crear escenarios simulados. Cosas que solo las soluciones especializadas y dedicadas tienen conceptualizados desde el minuto cero de su diseño y programación: acceso a datos específicos desde una base unificada y segura, evitar la entrada redundante de datos, ahorros de tiempo y rutinas más eficientes, representación visual y gráfica de las magnitudes, flexibilidad para adaptarse a las necesidades particulares de cada operación…
La planificación y la proyección son elementos fundamentales con que las empresas se dotan para conseguir sus objetivos. Es en las dependencias financieras donde se construye y se rearma el documento más importante que a menudo sirve de mapa para avanzar y no perder el rumbo. Pero las prácticas de gestión heredadas de la era industrial son barreras para el éxito en la era de la información. Hay que adoptar prácticas descentralizadas que allanen el camino hacia metas “elásticas” e introducir una planificación continua, respaldada por pronósticos dinámicos, y sistemas de medición y reporte que permitan una gestión “en tiempo real” y adaptada a las cambiantes circunstancias de entorno.
Lourdes Martín, Account Manager CPM en Talentia Software
