Herramientas avanzadas para una entidad innovadora

La Fundació CIM, un centro tecnológico especializado en el desarrollo e implantación de Tecnologías Avanzadas de la Producción para el sector industrial, situada en el Parc Tecnològic de Barcelona, en el campus sur de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC). Especialmente orientada a las pymes, su misión se centra en ayudar a las empresas y profesionales del sector a incrementar su capacidad tecnológica y de innovación, mediante el desarrollo de proyectos de I+D+i, programas propios de formación y difusión del conocimiento, así como a la transferencia de tecnología. Estas actividades permiten contribuir al desarrollo profesional de las personas, así como al progreso tecnológico, económico y medioambiental de las empresas.

El Centro CIM nació en 1990 como iniciativa de la UPC y del Institut Català de Tecnología (ICT).
Debido a su fuerte crecimiento, en el año 2005, el Centro se convirtió en una entidad con personalidad jurídica propia sin ánimo de lucro, dando paso a la actual Fundació Privada Centre CIM. En la actualidad, su patronato lo conforman la UPC, la Fundació UPC y Upcnet S.L.. La estructura de la Fundació está compuesta por las áreas de Servicios, Formación e Investigación.

Herramientas avanzadas para una entidad innovadora

Al dotarse de una gestión autónoma, en el año 2005, en la Fundació surgió la necesidad de llevar a cabo una gestión contable muy similar a la requerida por una empresa privada. Esta problemática, a su vez, hizo que el Centro se planteara la adquisición de un sistema informático avanzado para las áreas financiera y contable, que permitiera gestionar de una manera ágil y sencilla los movimientos contables y financieros, y estar al día con las obligaciones fiscales.

“Confiamos en DATISA, porque nuestro sector requiere la máxima innovación. Necesitábamos implantar las herramientas de gestión más avanzadas, no sólo para los procesos de producción industrial, sino también para nuestra gestión interna”, comenta Jaume Canadés, Director Financiero de la Fundació CIM. Este profesional ya había trabajado durante 15 años con las soluciones de DATISA en su anterior etapa profesional, por lo que las soluciones contables de este proveedor fueron las primeras a considerar para la automatización de los procesos contables del Centro.

“Desde un primer momento, las funcionalidades que más valoramos de las herramientas de DATISA fueron su flexibilidad y la sencillez de manejo a nivel de usuario. Asimismo nos convenció su intuitiva interfaz que permite una cómoda navegación dentro del programa. Por ejemplo, de una manera rápida y sencilla se puede consultar un extracto, un asiento contable y a continuación registrar los procesos en la contabilidad analítica”, destaca Jaume Canadés.

Las primeras necesidades de gestión de la Fundació eran similares a las de cualquier empresa que empieza su andadura, como establecer los registros contables o efectuar los cumplimientos fiscales, y estos fueron los primeros procesos a automatizar con la nueva solución. A pesar de que en la Fundació no existía ningún aplicativo de gestión previo y de que se tuviera que montar desde cero toda la estructura informática para las tareas administrativas, la implantación del programa de DATISA se llevó a cabo de manera rápida.

Necesidad de automatizar la contabilidad analítica 
 
En un primer momento, en el Centro CIM se implantaron las soluciones de contabilidad y facturación, “ya que nuestra primera necesidad era llevar la gestión contable de una manera simple y ordenada”, afirma el responsable financiero de la Fundació.

Cuando toda la gestión financiera y administrativa ya se estaba realizando de manera automática, también se planteó la necesidad de llevar el control contable de cada proyecto por separado. Para ello, la Fundació amplió las capacidades del aplicativo contable de DATISA con la adquisición de la versión AGE (Alta Gestión Empresarial), que permite realizar una contabilidad analítica por proyectos. “En un principio, la contabilidad analítica se realizaba de manera manual, pero llegó un momento en el que este procedimiento era inviable por la gran cantidad de proyectos a gestionar. Con la ayuda de DATISA y la automatización de los procesos contables, hemos conseguido grandes beneficios en ahorros de tiempos de gestión y disminución de errores”, afirma Canadés. Asimismo, en el área de facturación, la solución de DATISA ha permitido una gestión más rápida, evitando las duplicidades en la emisión de las facturas.

Otra área, cuya automatización se ha visto beneficiada por la implantación de las soluciones de DATISA, ha sido la elaboración y presentación de las declaraciones tributarias. “A la hora de realizar las declaraciones, sólo tenemos que verificar que los datos facilitados por la aplicación son correctos y enviar el fichero generado a la AEAT por Internet. Se trata de un proceso muy cómodo que, además, nos evita la necesidad de contar con una gestoría externa para este tipo de servicios”, asegura el Director Financiero de la Fundació CIM. “Anteriormente, se necesitaba una semana de trabajo para recabar los datos necesarios para las declaraciones, mientras que ahora y gracias a los ficheros generados por DATISA, a día 20 de abril o de octubre de cada año ya disponemos de toda la información preparada”.

Una amplia formación y un óptimo servicio a los usuarios 
 
En la actualidad, son tres los empleados de la Fundació CIM que trabajan con las herramientas de DATISA. Dichos usuarios han recibido una amplia formación en los módulos utilizados, tanto a través de cursos formativos específicos, como de la formación complementaria impartida por los profesionales de DATISA en el transcurso de la instalación de las soluciones. “El manejo del programa siempre nos ha parecido sencillo y nuestros empleados nunca han tenido ningún problema al realizar las operaciones diarias. Además, les resulta muy útil la manera en que se aprovecha la información dentro del la aplicación”, señala Jaume Canadés. La Fundació también cuenta con el servicio de soporte que ofrece DATISA, del cual se muestran satisfechos ya que “siempre que hemos tenido cualquier incidencia nos han atendido de una manera rápida y eficaz”.

Además de la rapidez de los procesos y la reducción de los errores administrativos, las herramientas contables de DATISA han permitido que la Fundació CIM ofrezca una mejor atención a sus usuarios y prestarles más servicios, disponiendo de más tiempo para centrarse en la esencia de su fin fundacional. “Siempre hemos procurado ser innovadores, a la par que cuidadosos a la hora de invertir. Tenemos claro que hay que estar a la última en TIC, siempre y cuando dichas tecnologías nos resulten útiles, ya que la innovación hay que rentabilizarla”, apunta Canadés.

Planes para el futuro 
 
La Fundació CIM, se encuentra en estos momentos en plena celebración de su 20º aniversario como centro tecnológico. De cara al futuro, la organización se plantea la integración de la solución de DATISA con un software propio para gestionar los tiempos de los operarios y el tiempo dedicado a cada proyecto. De este modo, el Centro espera conseguir una gestión analítica más optimizada. Próximamente, la Fundació también tiene previsto implantar el módulo de tesorería de DATISA, para un mayor apoyo en la toma de decisiones a medio y largo plazo, y para disponer de una herramienta eficaz para la gestión de cobros y pagos.

“Hoy para la Fundació, funcionar sin la ayuda de un programa como el de DATISA nos resultaría algo impensable”, concluye el responsable financiero del organismo.