Con la entrada en vigor del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) el 1 de julio de 2017, los contribuyentes se han visto obligados a enviar los detalles de los registros de facturación por vía electrónica para que en la Sede Electrónica de la AEAT se vayan configurando, prácticamente en tiempo real, los distintos libros registro. Las empresas que utilizan SAP como sistema ERP, disponen de la solución estándar “E-Document Framework” para cumplir con esta normativa.
Sin embargo, este nuevo sistema de gestión de IVA no exime de la responsabilidad de seguir presentando el modelo 303 o de autoliquidación de IVA, que se nutre de la misma información que el SII.
Como en todo trasvase de información entre distintos sistemas, ya sea por cuestiones informáticas, errores registrales o por la casuística de los propios procesos de la empresa, pueden existir inconsistencias que en este caso son estratégicas para la realidad contable y financiera de las organizaciones., como por ejemplo diferencias entre los libros de IVA, que se van formando como resultado de la contabilidad en SAP y la información almacenada en la base de datos de la AEAT.
Durante estos meses, hemos visto cómo los departamentos fiscales de nuestros clientes se enfrentan periódicamente a un nuevo proceso de cierre que supone un esfuerzo y un consumo de tiempo adicional: tener que conciliar manualmente esta información. La AEAT permite descargar los registros presentados para poder tratarlos, por ejemplo, en una hoja de cálculo.
No obstante, además de la posibilidad de descargarse las facturas presentadas previamente de forma manual, la AEAT también proporciona un Web Service que permite hacer una consulta a la base de datos de la Sede Electrónica.
Gracias a esta herramienta proporcionada por la AEAT y con el objetivo de disminuir el esfuerzo de conciliación en el cierre, así como de aumentar el control sobre los datos impositivos por parte de los usuarios financieros, ha sido necesario el desarrollo de una herramienta, destinada a los entornos SAP, que permita descargar la información periódicamente en el ERP y compararla con los datos de facturación generados en el sistema, gracias a la cual los usuarios dispondrán del acceso a toda la información desde un único sistema.
La AEAT también proporciona un Web Service que permite hacer una consulta a la base de datos de la Sede Electrónica
Uno de los retos que para cualquier desarrollador se plantea a la hora de poner en marcha una solución de este tipo, su punto fuerte, es sin duda que el usuario disponga de un sistema de monitorización, gracias al cual podrá visualizar las facturas que tengan descuadres y su causa, pudiendo identificar de forma más sencilla el origen de las mismos y facilitando la corrección de errores. Por ejemplo, puede haber facturas que están en SAP pero por algún error en la comunicación o porque no se ha generado el e-Document no están en la AEAT, facturas que por algún motivo se han tenido que introducir manualmente en la AEAT y tienen importes diferentes en un sistema y en el otro o incluso se tienen que tratar de alguna forma especial en SAP porque ya están los periodos cerrados o los IVAs contabilizados mediante ajustes, etc. Por todo esto, un elemento que compare y que además proporcione la posibilidad de descartar discrepancias en facturas concretas, de forma que no vuelvan a mostrarse en la siguiente selección, es sin duda estratégico para el departamento financiero.
Pero no solo la monitorización de las facturas y su posible descuadre es el único problema al que se enfrentan los usuarios con toda la revolución que ha supuesto la entrada en vigor del Modelo SII; sino que otra de las tareas necesarias es la de tener actualizado, de forma permanente toda la información de facturación enviada a través del SII en SAP, es decir el Libro de IVA y la lista de partidas abiertas, algo que era una demanda de los departamentos financieros desde la implantación del SII.
Señalar por último, que uno de los retos de este tipo de soluciones es la movilización de las mismas, a través de cuadros de mando que permitan gestionar los tiempos del departamento y planificar los cierres utilizando tecnología SAP Fiori UX, por ejemplo mediante KPIs que muestren volúmenes de facturas, errores en envíos/recepción al SII, alertas o distintos indicadores económicos.
