El reloj de la oficina marca las once de la mañana y es el último viernes del mes, día de pasar los gastos empresa. Abres el cajón de tu mesilla y sacas todas las facturas simplificadas que has ido recopilando a lo largo del mes. Las vas colocando por fechas, según vas revisando tu agenda, y empiezas a echar en falta algún tique de taxi y de varias comidas. Y mientras vas pasando, de una en una, las facturas simplificas te las vas encontrando más arrugadas e ilegibles y a duras penas puedes leer el importe, pero aun así, lo incluyes en tu reporte mensual en la hoja de Excel.
Después de más de una hora y media gestionando tus gastos mensuales, estos suman 580€ pero facturas completas únicamente tienes la del combustible y algún alojamiento. Sin embargo, una vez ya tienes tu recopilatorio debes ir al departamento de contabilidad para entregar el reporte, y como cada mes te avisan de que las facturas simplificadas que entregas son ilegibles y están arrugadas. ¿Te suena esta historia? ¿Se repite cada fin de mes?
Como ya sabemos, las empresas pueden recuperar el IVA de sus gastos profesionales, además, es una práctica muy saludable ya que reduce costes, aumenta el control de los gastos y mejora la tesorería de la compañía. Sin embargo, es un proceso que puede ser laborioso y con el que puede resultar fácil comentar algún error. Oscar Llonch, responsable de proyectos en Tickelia, asegura que para que las empresas puedan deducirse el IVA de las facturas simplificadas que generan a diario sus empleados, necesitan la factura completa con una identificación tanto del emisor como del receptor del servicio efectuado.
Es cierto que pedir facturas completas es una tarea muy laboriosa e incluso no es rentable si los importes a reclamar son bajos. Sin embargo, según explica Oscar Llonch, “cada año las empresas españolas están perdiendo mucho dinero que podrían haberse deducido si, en vez de contar solo con las facturas simplificadas, hubieran tenido las facturas completas”.
Además, según añade Llonch, “Tickelia posibilita a los cliente recuperar el IVA de las facturas simplificadas de los últimos 4 años, ya que las empresas pueden reclamar las facturas siempre que las fechas estén dentro del periodo”. Tickelia recoge las facturas simplificadas de esos periodos, las digitaliza y solicita las facturas completas.
El responsable de proyectos en Tickelia explica que la herramienta se encarga de introducir los datos de obligado cumplimiento por la Agencia Tributaria y de paso gracias a la solicitud de conversión de facturas simplificadas en facturas completas, la compañía podrá deducirse el 100% del IVA que actualmente deja de desgravarse, obteniendo un beneficio medio de un 15% sobre todos sus gastos.
Por ejemplo, según aclara Oscar Llonch, una compañía con un gasto medio de 400.000€ al año puede obtener unos beneficios de 60.000€ recuperando el IVA de los mismos con Tickelia. Un gasto medio de 400.000€ supone la incorporación a contabilidad una media de 10.000 facturas simplificadas que Tickelia remitirá con un fichero electrónico para incorporar directamente al ERP que la organización utilice.
Además, los clientes de Tickelia pueden deshacerse de las facturas simplificadas, ya que la aplicación está certificada por la Agencia Tributaria, lo que significa que la imagen tiene la misma validez original que el papel.
Con este tipo de soluciones, todos los roles involucrados en la gestión de hojas de gastos ven como se reducen sus tiempos de dedicación en dichas tareas, además de digitalizar todo el proceso sin papel. Y para la empresa, esta obtiene un beneficio directo gracias a la recuperación de IVA.
