El cartero ya no llama dos veces y en el caso de las notificaciones de la Agencia Tributaria, ni siquiera una. Desde el 1 de enero de 2012, Hacienda ha puesto en marcha un nuevo método de comunicación por internet con las más de 2,8 millones de empresas que hay registradas en nuestro país. La Agencia Tributaria inserta sus notificaciones en una dirección electrónica habilitada (DEH), cuya consulta es responsabilidad de los receptores de la notificación, es decir, de los titulares de las empresas. De esta manera, la administración pública se exime de la obligación de enviar las notificaciones por correo postal certificado como hacía hasta ahora y se ahorra unos 17 millones de euros anuales en costes de gestión (papel, personal de Correos).
Aunque es indudable que la medida adoptada por Hacienda supone una reducción de costes significativa, a las empresas que se tienen que desenvolver en un nuevo escenario les está creando serias dificultades. Por un lado, se han reducido los plazos de notificación- desde que Hacienda inserta una nueva notificación en la dirección electrónica habilitada de una compañía, ésta dispone de 10 días hábiles para su conocimiento y actuación, si no, deberá hacerse cargo de las consecuencias negativas que puede acarrear su desconocimiento, como puede ser, el recargo en una sanción- y, por otro lado, con este sistema de comunicación online, la Agencia Tributaria está presuponiendo que las empresas, en especial las pymes, disponen de suficientes recursos y conocimientos tecnológicos para acceder al buzón, y que, además, esta tecnología no falla nunca.
Esto en la práctica no sucede así. Muchas pymes ni siquiera dispone de un ordenador fijo desde el que consultar sus notificaciones, no tiene conexión a internet, no sabe cómo conseguir el certificado digital de empresa necesario para consultar el buzón DEH, la obtención de dicho certificado supone trámites burocráticos lentos y complicados… Y cuando los titulares de las empresas han solventado estos primeros escollos, surgen otros relacionados con el manejo de los equipos informáticos: el correo electrónico de la Agencia Tributaria con el aviso de que existe una nueva notificación no está certificado -con lo cual no está asegurada su recepción-, puede entrar en spam, rechazarse por estar el buzón lleno, el número del certificado digital y la contraseña de acceso se borra si se limpia la caché del ordenador o se carga una nueva versión del explorador…
Ante esta situación, la mayoría de las pymes tratan de trasladar la vigilancia de la dirección electrónica habilitada a sus respectivas asesorías fiscales, que se ven forzadas a asumir una nueva responsabilidad sobre la que no tienen un control al 100% y que requiere de conocimientos para un correcto manejo de las tecnologías de la información. Todo ello es nuevo y, en todo caso, se sale de su ámbito de actividad.
De hecho ya han surgido las primeras protestas al respecto: en Cataluña siete colectivos empresariales y profesionales se unieron para reclamar la modificación de este sistema de notificaciones porque consideraban que supone un “aumento incesante de las obligaciones de las empresas con las administraciones públicas”. Asimismo, ASEFIGET, Asociación Española de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios, interpuso recientemente un recurso ante el Tribunal Supremo contra la obligatoriedad de utilización de este sistema que, finalmente, ha sido desestimado.
Se plantea de esta manera un escenario complejo en el que, inevitablemente, se van a tener que desenvolver más de 1,5 millones de pymes a lo largo de 2012 y para el cual tendrán que mejorar su manejo de la tecnología. También pueden apoyarse en la solución que les ofrece los expertos de este sector: un sistema de vigilancia que conecta el buzón digital con las pymes y sus asesores a través de la telefonía móvil y correo electrónico certificado, lo que permite que los pequeños empresarios duerman tranquilos y que, por una vez, circulen a la misma velocidad que la Administración Pública.
