La competitividad empresarial es, sin duda, el caballo de batalla del tejido empresarial español, ya que según el último Índice de Competitividad Global (ICG), España ocupa el puesto número 42 de los 139 que integran este ranking cuando deberíamos situarnos al lado de países líderes de nuestro entorno como Francia o Reino Unido. En este sentido, no es nada nuevo afirmar que el uso de Tecnología de la Información, el I+D y unos procesos de negocio adecuados, que incluyan medidas de respeto medioambiental, serían herramientas que proporcionarían un empujón a la competitividad.
En el ámbito de las TI, el área de impresión en las empresas, especialmente en las pymes, que conforman el 99,88% del tejido empresarial nacional, es una de las que requieren con mayor urgencia medidas de optimización.
En este sentido, la impresión digital y las innovaciones que se están experimentando en este sector son realmente útiles para conseguir unos procesos que ayuden a las empresas a crecer a través de la correcta combinación de hardware, software y servicios. Además, hay que tener en cuenta que un 90% de las empresas, según IDC, no controla de forma precisa sus costes de impresión. Sin embargo, la cuestión no es evitar imprimir, sino racionalizar la impresión y el gasto que acarrea para incrementar la productividad, además de preservar el medio ambiente.
Con respecto a este último punto, el del respeto medioambiental, las pymes, en muchas ocasiones, no exploran opciones “verdes” para satisfacer sus necesidades de impresión debido, generalmente, a la errónea creencia de que cualquier cambio, implicaría costes adicionales. Nada más lejos de la realidad, ya que modificar la política relativa a la infraestructura de impresión y de gestión documental de modo que respete más el medio ambiente y se adecúe mejor a cada empresa, contribuye a los objetivos de negocio. Con ello, se pueden reducir costes e incrementar la productividad del trabajador. Y para llevar a la realidad este enfoque de una forma sencilla y ágil, seguir el ejemplo de algunas medidas que ya llevan aplicando desde hace años grandes compañías, puede resultar muy acertado. Éstos serían algunos enfoques de “los grandes” que la pyme podría fácilmente aplicar a su día a día:
– Servicios de impresión gestionada (MPS en sus siglas en inglés). Este servicio consiste en delegar en un proveedor cualificado la elección e implantación de la infraestructura de impresión más idónea, así como la monitorización de la actividad con el objetivo de optimizar la productividad y reducir los costes. Con ello es posible identificar también los residuos que se generan y en función de ese análisis, aplicar medidas para reducir los costes derivados. Y es que, las pymes gastan en torno a un 3% de su facturación en impresoras, copiadoras, escáneres y equipos de fax, equipos que en su mayoría tienen un gran consumo energético. Por ello, optimizar la estrategia de procesamiento de documentos puede reducir el gasto en impresión hasta en un 30% a la vez que disminuye también la energía consumida y los residuos generados.
– Gestión electrónica del contenido (ECM en sus siglas en inglés). El empleo de archivos digitales en lugar de documentos impresos reduce en gran medida el consumo de papel. Así, todos los documentos vitales para el negocio se almacenan en un repositorio centralizado, lo que, por una parte, elimina la necesidad de copias en papel y, por otra, mejora el acceso y la protección de la información. Se trata, por tanto, de una solución flexible con procesos de instalación rápidos y unas actualizaciones sencillas y asequibles, lo cual es ideal para una pyme.
– Metodología Lean Six Sigma. Las metodologías de mejora de procesos tienen la fama de ser pesadas, requerir mucho tiempo, implicar muchos procesos burocráticos y ser muy caras para las pymes. Sin embargo, ése no es siempre el caso, ya que el enfoque Lean Six Sigma puede aplicarse a solucionar problemas del día a día, incluyendo objetivos medioambientales sin los grandes requerimientos de un proyecto metodológico completo. Al usar la metodología Seis Sigma para valorar los procesos de negocio es posible identificar y eliminar los desechos de la impresión como son el agua empleada, residuos peligrosos, emisiones de gases y exceso de consumo de papel y energía.
