“No es posible gestionar lo que no se puede medir”, decía William Hewlet. En este sentido, y en los tiempos que nos ocupan, hay una necesidad aún mayor de conocer el alcance de los principales indicadores del negocio.
Para una correcta gestión es necesario tener la posibilidad de analizar rápidamente los puntos críticos, establecer tendencias, así como poder determinar relaciones causa–efecto ante el cambio en determinados parámetros externos o internos. Así, el establecimiento de los denominados sistemas de business intelligence (BI) y el uso del potencial actual de las herramientas TIC, se sitúan como efectivas herramientas de implantación de cuadros de mando, que no son más que la presentación de un resumen de indicadores clave para la gestión, que con sus interfases gráficas, aportan gran conocimiento acerca de la multitud de datos que posee una empresa. ¿Pero, por qué una compañía debe plantearse el empleo de este tipo de aplicaciones de BI?
Para empezar, estas aplicaciones posibilitan la extracción, transformación y carga de multitud de datos partiendo de entornos diversos (por ejemplo, bases de datos, ficheros, ERPs, XML,…). Además con ellas se puede almacenar la información, homogenizada y transformada (que permitan las comparativas) mediante modelos de estrella (cubos o estructuras multidimensionales diseñadas para permitir las consultas analíticas) o modelos relacionales.
Otra característica de estas aplicaciones es que el acceso a la información se puede realizar a través de tres tipos de herramientas de usuario: el cuadro de mando (indicadores estratégicos, visión gráfica y agregada para la dirección de la empresa), las consultas analíticas u OLAP (que posibilitan “jugar” con las características y las ratios disponibles, arrastrando y soltando, filtrando y componiendo un informe de manera interactiva, con lo que se investiga y ahonda en los puntos críticos en ese mismo momento), y por último, informes estáticos (consultas de gestión orientadas a ser impresas y enviadas).
Adicionalmente existen otras opciones como: los costes ABC, que permiten la asignación de los costes a los servicios, clientes internos, proyectos y aplicaciones, facilitando la toma de decisiones basadas en el reparto más exacto de los costes; el datamining, una herramienta eficaz para descubrir patrones ocultos, tendencias y correlaciones en aras a solucionar, prever y simular problemas del negocio; la elaboración de la planificación y consolidación financiera; y el cuadro de mando integral o balanced scorecard, que mejora la gestión definiendo objetivos estratégicos y sus interrelaciones, midiendo la consecución de los objetivos en base a indicadores.
Si entendemos la importancia y ventajas que puede suponer implantar aplicaciones B.I en nuestra empresa, la siguiente pregunta sería: ¿De todas ellas cuál se adecua más a mi estrategia de negocio?
El proceso de autorreflexión sobre qué es importante medir en cada área es básico para el éxito, así como la elección de la herramienta. Existen muchas aplicaciones especializadas en B.I, orientadas a aspectos gráficos, a navegación OLAP o a informes formateados. Las posibilidades de volumen y de conexiones también son diversas, así como las opciones de almacenamiento (datawarehouse). No existe una herramienta mejor que otra, sino que cada una aporta ciertas ventajas o puntos fuertes respecto a otras. En función de nuestros puntos críticos (visualización, volumen de datos), una herramienta u otra será más adecuada.
Cada organización deberá valorar que aporta cada herramienta respecto a su coste, pero se debe tener en cuenta que existen opciones económicas o incluso gratuitas (incluidas en las licencias del ERP) y que el ROI (retorno de la inversión, ahorros que se logran sobre la inversión realizada en la herramienta y su implantación) de este tipo de inversiones suele ser alto.
Una vez elegida la herramienta, será conveniente plantearse una priorización de las fases a seguir. Un proyecto que intente abarcar todo el ámbito funcional (financiero, recursos humanos, logística, inventarios, compras, ventas,…) y del BI (cuadro de mando, Olap, informes, datamining, planificación,…) puede abocarse al fracaso por su excesiva complejidad. La involucración de la dirección y su convicción en la necesidad de este tipo de herramientas será otro factor de éxito.
En suma, las empresas que sepan reaccionar a tiempo, que tengan claro como se están comportando sus indicadores estratégicos, con suficiente tiempo y analizando tendencias, son las que tendrán más posibilidades por ser competitivas.
Estíbaliz Rotaeche, responsable de business intelligence de Ibermática
