Conscientes de que nos encontramos en la era del dato y, más aún, del conocimiento, no se puede obviar el impacto que los ERP tienen en la toma de decisiones, especialmente por la capacidad que proporcionan para acceder a la información necesaria en tiempo real, desde cualquier lugar y dispositivo y en cualquier momento.
Por eso, los especialistas de Datisa, la firma de ERP para pymes que este año celebra su 40º Aniversario, insisten en la importancia de gestionar procesos apoyándose en soluciones de gestión innovadoras, funcionales, flexibles y, sobre todo, sencillas de utilizar.
Contar con toda la información necesaria en el momento oportuno mejora la toma de decisiones empresariales, o lo que es lo mismo, impulsa la transformación de un dato en una acción. Pero los aplicativos de gestión empresarial para pymes dan un paso más, almacenando y ofreciendo la posibilidad de analizar los datos derivados de esa decisión, o sea, la información derivada de los efectos o las consecuencias de esa decisión, con el objetivo de volver a facilitar las decisiones futuras.
Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “identificar el problema, establecer las pautas para encontrar una solución, determinar precisamente eso, el enfoque y las medidas para abordar el problema, analizar y, actuar son los pasos que se deben dar a la hora de tomar una decisión estratégica que puede afectar al conjunto de la organización. Por eso, cuando se habla de ayudar en el proceso de toma de decisiones, en realidad, se está hablando de proporcionar la información necesaria para identificar un problema, buscar alternativas para abordarlo, establecer el plan correcto -en base a la información que tenemos- analizar posibles consecuencias -positivas y/o negativas- y decidir”.
La contribución del ERP para que las pequeñas y medianas empresas puedan convertir la información en acción se centra en dos aspectos concretos: el primero y más importante es que se convierte en la fuente de información única, almacenando todos los datos en un único repositorio al que acceder resulta sencillo, seguro y rápido.
La estrategia del dato único es la principal clave para garantizar la solvencia y consistencia de la información. Los demandantes de información pueden estar seguros de que el dato que reclaman será el correcto, no estará duplicado ni desactualizado. Si, a eso, añadimos la capacidad de los ERP de actuar en la Nube y acceder desde cualquier sitio, la posibilidad de tomar las decisiones -por muy estratégicas que sean- sobre la marcha incrementa la contribución potencial de estos aplicativos en los procesos decisorios.
En segundo lugar, además de acceder al dato actualizado es importante conocer el origen de ese dato o, mejor dicho, saber cómo, cuándo y por qué, se llegó a la situación que presenta el dato. Es decir, contextualizar la información. “Saber si hemos mejorado nuestra facturación no tiene demasiado sentido si no se pone en contexto con otros datos como la evolución de los gastos y de los ingresos, la rentabilidad de los clientes, la inversión en herramientas para mejorar la función comercial o el aumento de pedidos, por ejemplo.” asegura Isabel Pomar. Contextualizar la información es, por lo tanto, determinante para poder acertar en la toma de decisiones y, en este sentido, el papel de los aplicativos ERP para pymes vuelve a ser clave.
Finalmente, como sabemos, automatizar los procesos, resulta clave para que los responsables puedan tomar las decisiones de manera más rápida. Decisiones sobre pedidos o stock o condiciones de facturación, por ejemplo, que se toman al analizar la información reciente y los datos históricos. En este sentido, la automatización también es relevante por ejemplo para reponer mercancías en el almacén conforme a los criterios que previamente se hayan observado en la información facilitada por el sistema sobre compras, ventas o entradas y salidas del almacén, etc. En cualquier caso, la automatización acorta los tiempos de respuesta y actuación y simplifica y optimiza los procesos, impactando directamente sobre su eficiencia y su rentabilidad
