Subestimar el proyecto de implementar un ERP hace que se disparen los costes y el tiempo. No ajustar bien las expectativas también dificulta el éxito del proyecto. No conseguir las mejoras planificadas también puede estar relacionado con la elección de la plataforma. No obstante, lo más frecuente es encontrar el origen de estos desajustes en una gestión ineficiente del cambio o en la baja adopción de la empresa al nuevo sistema.
Pablo Couso, director comercial de Datisa dice que “introducir nuevas formas de trabajo es un proceso de largo recorrido. No termina cuando finaliza la implantación tecnológica, ya que en buena parte se trata de un trabajo de gestión del cambio en los procesos. Pero, no todas las pymes con las que nos encontramos son conscientes de ello. El riesgo es que los responsables se cansen del proyecto y acaben terminándolo antes de tiempo. Que busquen centrarse en iniciativas nuevas o hacer que sus equipos vuelvan a las funciones habituales. El resultado será decepcionante para todos”.
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¿Por qué es tan difícil implantar un ERP?
Implementar un ERP es uno de los proyectos de mayor envergadura en las pymes. No, por el impacto tecnológico en sí. Más bien, por los cambios que implica la digitalización en los procesos de trabajo. “La dificultad estriba en la revisión interna de los modelos y funciones internos y en impulsar una manera diferente de hacer las cosas”, explica Couso. Implementar un ERP afectará a personas con intereses y puntos de vista muy diferentes. También, hay que tener en cuenta los distintos niveles de compromiso entre la plantilla.
Según la experiencia de la firma española de ERP para pymes, Datisa, algunos de los riesgos más comunes a la hora de implantar un ERP son los siguientes:
- Expectativas poco realistas
- Centrarse más en la tecnología que en los resultados empresariales
- Falta de apoyo y de implicación por parte de la dirección
- Insuficiente atención a los procesos y a su desarrollo
- Poco foco en la gestión del cambio organizativo
- Demasiados ajustes y modificaciones
Recomendaciones para implementar un ERP con éxito
- Definir objetivos y factores de éxito antes de que comience el proyecto. Anclar el cuadro de objetivos y el alcance del proyecto, con los expertos implicados y con los afectados. Es importante también que el equipo directivo participe en el grupo de liderazgo y como impulsores y “patrocinadores”.
- Organizar una implantación end to end. Pensar en la elección del sistema, el proceso de implantación, la gestión del cambio, la puesta en marcha y la administración y gestión del sistema…
- Enfocar el proyecto como una iniciativa empresarial y no como una iniciativa de TI. E impulsar y garantizar el cambio, definiendo, planificando y haciendo seguimiento de esos cambios.
- Hacer una reingeniería de procesos: Muchas empresas encuentran dificultades a la hora de identificar y definir la responsabilidad de los procesos o su desarrollo. Crear un marco de desarrollo de procesos o establecer protocolos ayuda a crear las condiciones óptimas para implantar un ERP. Pero, sobre todo, ayuda a cuadrar las expectativas con los resultados. El momento de Implantar un ERP puede ser el momento también para mejorar los procesos y los modelos de trabajo. Un marco de desarrollo permitirá describir qué procesos son estratégicos para el negocio, en qué medida apoyan esos procesos a la consecución de los objetivos, qué procesos tienen mayor o menor margen de mejora, etc.
- El final de la implantación es solo el principio. Es importante contar con un plan de avance y un equipo de gestión para garantizar que la organización se adapta a la nueva plataforma y que establece iniciativas de mejora continua. Especialmente con un ERP en la nube que se actualiza continuamente. Un ERP en la nube proporciona nuevas funcionalidades de forma regular. Esto supone también una exigencia para la organización a la hora de implementar estas nuevas versiones. O, como aclara el director comercial de Datisa, Pablo Couso, “a la hora de aprovechar las ventajas que proporcionan las nuevas funcionalidades ya que las actualizaciones son automáticas”.
