Maximizar la eficiencia operativa, automatizando los procesos financieros. Esa es una de las máximas de cualquier empresa, incluso, las de nueva creación. La nueva Ley de Creación y Crecimiento de Empresas –“Crea y Crece”-, recientemente aprobada por el Congreso de los Diputados, pone el acento en agilizar los trámites administrativos y regulatorios para la creación de nuevas sociedades mercantiles. Pero, también, destaca la necesidad de reducir la morosidad comercial. E impulsar el uso de la facturación electrónica, especialmente, en el ecosistema pyme.
Respecto a la facturación electrónica, Pablo Couso, director comercial de Datisa dice que “esta nueva Ley, junto con la ya conocida “Ley Antifraude” que establece los criterios de seguridad que deben cumplir los programas informáticos de facturación marca las claves del uso definitivo de la facturación electrónica en el entorno de las pequeñas y medianas empresas. El objetivo es atajar la morosidad y minimizar su impacto en la liquidez y rentabilidad de las pymes”.
La nueva Ley “Crea y Crece” amplía la aplicación obligatoria de expedir y remitir facturas electrónicas. Y, con ello, garantiza el control de los pagos y una mayor trazabilidad documental entre las partes. La facturación electrónica, además de impulsar la eficiencia en los procesos financieros, aporta información fiable y actualizada sobre aspectos estratégicos como el plazo de pagos, por ejemplo. Y, en términos generales, aporta una amplia lista de beneficios que van desde la reducción de los costes, hasta la minimización de los errores y la mejora del fujo de caja.
La mayoría de estos beneficios se derivan de la automatización de múltiples procesos financieros. Desde Datisa recuerdan las ventajas principales de la facturación electrónica:
- Aumento de la productividad al eliminar los procesos manuales. Las soluciones ERP generan y envían automáticamente facturas electrónicas cuando se registran las transacciones de ventas. O cuando se envían los productos a los clientes. Esto libera a los empleados de las tareas repetitivas y de escaso valor, haciendo que puedan dedicar más tiempo a otras actividades de mayor nivel.
- Disminución de los errores al copiarse los datos de las transacciones automáticamente en las facturas electrónicas. Esto elimina la posibilidad de errores en la entrada de los datos. Y reduce la probabilidad de conflictos entre proveedores y cliente, relacionados con las condiciones o los plazos de cobro-pago.
- Automatización de coincidencia y validación de las facturas, presupuestos y albaranes. Hablamos de una triple coincidencia que garantiza que la factura refleja con precisión lo que se compra, lo que se recibe y lo que se paga. De esta manera, los proveedores pueden conciliar fácilmente los pagos recibidos con las transacciones comerciales realizadas.
- Reducción de costes gracias a la minimización de recursos empleados y a la mayor precisión que se obtiene al automatizar el proceso.
- Mejora del flujo de efectivo ya que la facturación electrónica permite acortar los ciclos de pago. La automatización garantiza el envío inmediato de las facturas. Esto hace que los clientes puedan validar rápidamente los documentos que reciben e iniciar antes el proceso de pago.
- Establecimiento de política de descuentos por pronto pago, por ejemplo. La facturación electrónica, facilita la rapidez en los pagos y que los clientes puedan beneficiarse de los incentivos por pronto pago, establecidos por muchos proveedores.
- Minimización del impacto medioambiental al eliminar el papel. La facturación electrónica no solo evita el uso del papel, también elimina el consumo de tinta y de cualquier otro componente asociado a la utilización del papel.
Desde Datisa insisten en que este es el mejor momento para que las pymes pongan en marcha sus procesos de facturación electrónica. Como explica Pablo Couso, “no solo porque empieza a ser imperativo legal. También porque muchos proveedores tecnológicos como Datisa ya proporcionamos a las pymes la posibilidad de hacer una transición ordenada y, sobre todo, económica, gracias a programas de ayuda y financiación como el Kit Digital”.
El ERP de Datisa, incluidas las funciones de facturación electrónica cumplen con los requisitos normativos para subvencionar su implantación a través de este programa de ayudas, proveniente de los fondos europeos.
