La comoañía Opentext, especialzada en la gestión de información empresarial, acaba de publicar un estudio donde revela hasta qué punto los efectos de la sobrecarga de información están afectando a los empleados españoles y cómo esto ha cambiado durante la pandemia de la COVID 19. Los resultados de la encuesta ofrecen perspectivas de mercado, datos de tendencias y predicciones sobre lo que se avecina a medida que las organizaciones toman medidas para combatir los efectos de la sobrecarga de información. La clave radica en ser capaz de transformar con éxito el modo en que se accede a la información, se gestiona y se aprovecha en toda la organización, de modo que puedan lograr una ventaja informativa. Esta ventaja distingue a las organizaciones en sus mercados y puede actuar como catalizador del crecimiento.
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Datos destacados de la encuesta
El 79% de los empleados en España considera que la sobrecarga de la información, impulsada por factores como la omnipresencia de las redes sociales o el exceso de aplicaciones para consultar cada día, contribuye a su estrés diario. Esto se compara con el 56% que indicó en una encuesta similar de OpenText realizada en marzo de 2020 que la sobrecarga de información contribuía a su estrés diario. Concretamente, el 34% de los españoles afirma no poder desconectar del trabajo porque recibe información constante las 24 horas del día, frente a solo el 15% en 2020.
A medida que nuestra vida laboral sigue extendiéndose a nuestra vida personal con el trabajo híbrido, solamente menos de la mitad de los empleados españoles (47%) cree que están equipados con las herramientas digitales adecuadas para trabajar desde casa. Sin embargo, lo más sorprendente es que esta cifra ha descendido desde el 54% al inicio de la pandemia.
Un suministro interminable de información en todas partes
El 65% de los trabajadores de nuestro país afirma que tiene que utilizar más de 6 cuentas, recursos, herramientas y aplicaciones a diario. Esta cifra contrasta con la de solo el 33% que afirmaba lo mismo hace dos años, lo que demuestra que la información que los trabajadores necesitan para completar sus tareas reside en un número cada vez mayor de repositorios de datos y aplicaciones.
De hecho, debido a la naturaleza de los silos en los que se encuentra la información dentro de las organizaciones, el 38% de los empleados españoles revela que normalmente pasan, de media, más de una hora al día buscando en las redes de la empresa o en los sistemas compartidos archivos de trabajo específicos o piezas de información sólo para realizar su trabajo.
“Para las empresas y sus empleados, la propuesta de intentar gestionar tanto el volumen como la complejidad de la información, así como datos estructurados y no estructurados que son omnipresentes y crecen exponencialmente, puede ser desalentadora. Nos hemos dado cuenta de que la información por sí sola no es la respuesta” afirma Jorge Martínez, Director Regional para España y Portugal en OpenText. “La respuesta llega cuando se rompen los silos y se centraliza la información. Cuando gestionas y reúnes continuamente toda la información, ésta se transforma. Surgen patrones y tendencias, se obtienen conocimientos y se toman mejores decisiones. Esa es la ventaja informativa”.
No es sólo una cuestión de qué y dónde
La dispersión de la información en múltiples ubicaciones es otra de las razones de las dificultades a las que se enfrentan los trabajadores. El 18% confiesa que sus compañeros no guardan la última versión de los documentos en los sistemas compartidos y el 26% cree que no saber dónde encontrar la información más actualizada también dificulta su capacidad para hacer su trabajo.
Desafortunadamente, la mala gestión de la información y este tipo de retos constantes están teniendo un efecto negativo en los españoles. Tanto es así que casi la mitad de ellos (45%) considera que está teniendo un impacto en su bienestar mental y en sus niveles de estrés. Además, el 41% admite que está teniendo un efecto perjudicial en su rendimiento en el trabajo, un 26% siente que está teniendo un impacto negativo en su satisfacción laboral general y un 33% afirma que está teniendo un impacto directo en su equilibrio entre la vida y el trabajo.
Esta vez, es personal
La falta de herramientas eficaces de gestión de la información en muchas empresas está empezando a repercutir en los pasos que los empleados consideran que deben tomar ellos mismos. Tanto si se les dice que pueden utilizarlos como si no, el 62% utiliza actualmente sistemas personales de intercambio de archivos (como OneDrive, Google Drive, WhatsApp o Dropbox) para compartir documentación relacionada con el trabajo. El panorama mundial es igual de sorprendente, ya que casi dos tercios (63%) de los empleados de todo el mundo indican que utilizan sistemas personales para compartir archivos de trabajo.
Sin embargo, los problemas no acaban ahí. Los trabajadores españoles híbridos sienten que se enfrentan a muchos otros retos; el 25% afirma que no puede colaborar o compartir archivos con sus compañeros con la misma facilidad cuando trabaja desde casa, el 33% indica que no puede acceder a esos sistemas de archivos y contenidos corporativos con la misma facilidad cuando trabaja a distancia, y el 18% tiene dificultades para llevar entre la oficina y su casa la tecnología y las herramientas que necesita diariamente sólo para realizar su trabajo.
Al hablar de los resultados, Jorge Martínez comenta que: “A medida que los datos de los trabajadores de la oficina, los proveedores y los clientes siguen en auge en todas las organizaciones, y a medida que el número de sistemas y aplicaciones que utilizan sigue aumentando, también lo hacen los riesgos. En este momento, existe una necesidad urgente de que las empresas automaticen la gestión y el gobierno de la información, para que el contenido pueda ser capturado y clasificado, para que las políticas de retención puedan ser aplicadas automáticamente y para que los empleados puedan acceder fácilmente a información precisa y actualizada sin tener que rastrear múltiples aplicaciones. Sólo dando estos pasos podrán las organizaciones conseguir reducir la complejidad y permitir a los empleados colaborar fácilmente con sus colegas, independientemente del dispositivo o la aplicación que utilicen o de dónde y cómo decidan trabajar”.
