La utilización de un ERP impulsa cambios en la propia gestión contable. Contribuye a la difusión de conocimientos que antes estaban reservados, únicamente, al área de contabilidad. A partir del registro directo de las transacciones y de su contabilización, el papel del contable cambia. Ya no es necesario realizar asientos manuales o registrar en los Libros. Ahora, son las propias transacciones las que hacen los registros correspondientes. El contable pasa a ser, fundamentalmente, un asesor más que un generador de informes.
Como explica Pablo Couso, director comercial de Datisa, “gracias al ERP, la información contable comienza a registrarse en tiempo real. Así se reduce la duplicidad de operaciones y registros. Y se favorece la toma de decisiones, porque la información está disponible para todos”.
Utilizar un ERP en el ámbito de la contabilidad implica la centralización de la información de las diferentes áreas del negocio. Y, esto, a su vez, impulsa la centralización también, de determinadas funciones que antes operaban de manera descentralizada. De esta forma, es más fácil abordar la potencial dispersión de datos, la asimetría de información y la incertidumbre.
El asesoramiento y la analítica pasan a ser funciones claves del contable. Es decir, deja atrás su papel como elaborador de información económico-financiera, eso ya lo hace el ERP. Y se centra más, en la generación de informes críticos para la Dirección, en la elaboración de reportes específicos y en su función como analista de la información.
El acceso en tiempo real a la información contable, que proporciona el ERP, tiene sinergias muy positivas para el negocio. Por un lado, se reducen las tareas duplicadas. Pero, además, se libera tiempo adicional para el diseño y ejecución de funciones más estratégicas. Y, en última instancia, se favorece la generación de una respuesta rápida en la toma de decisiones.
En este sentido, como explica Couso, “además de evitar las asimetrías de información, la gestión contable puede centrarse en organizar e interpretar la información financiera para los distintos interlocutores interesados en ella, -Dirección, propiedad y accionistas, posibles inversores, bancos, proveedores, etc-. Esto tiene un gran valor para la empresa, pues muchas veces depende de la financiación de estos interlocutores para poder llevar a cabo su plan estratégico. Y para adaptarse a las desviaciones de negocio no previstas”.
En definitiva, el contable pasa de producir Informes estándar para la Dirección a asesorar como analista financiero de la organización.
La implementación de un ERP impacta en la gestión de la información contable y financiera. Ayuda a preservar el control interno. Y contribuye a optimizar el flujo de la información, haciendo que sea clara, oportuna y esté disponible para el área contable y la Dirección en el momento que sea necesario.
Los sistemas ERP, desde el punto de vista empresarial, optimizan, agilizan y mantienen el control. Desde el punto de vista del cumplimiento, facilitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales, proporcionan información a los accionistas y facilitan el cumplimento de las normas contables establecidas. Finalmente, como sistema estratégico, el ERP asegura la permanencia de la empresa en el mercado porque la mantiene en un nivel competitivo elevado gracias a la implementación de procesos efectivos y eficientes.
