El 75% de las horas dedicadas a las gestiones administrativas en las pymes podrían ser automatizadas reduciendo gastos, tiempo, errores y evitando parones. Mientras que el 80% de la información de la empresa se encuentra en datos no estructurados, es decir, no se tienen en el sistema de una forma reconocida y fácilmente accesible como es el caso de los emails, Whatsapp, documentos de texto, cálculo, PDF e imágenes, entre otros; sino que la información se encuentra en el sistema de forma inservible para poder trabajar, desaprovechándola.
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La Inteligencia Artificial, clave para la gestión de los datos en las pymes
Resulta poco productivo tener personal dedicado a revisar facturas, presupuestos, albaranes, pedidos, contratos, escrituras, DNIs, catálogos, justificantes de pago… y a los que se sumarán los documentos específicos por cada sector sobre los que llevar a cabo el trabajo de clasificación, extracción, copiado e inserción de los datos en el sistema, sobre todo cuando es posible automatizar o semiautomatizar las tareas con el apoyo de la IA (Inteligencia Artificial). El 75% de las horas dedicadas a las gestiones administrativas como estas, podrían ser automatizadas.
Vivimos en una época donde se envían unos 7.000 millones de mensajes diarios entre correos electrónicos y redes sociales. Entre estos mensajes y los que se escriben en la web hay información valiosa para la empresa, desde datos contenidos en los textos o documentos adjuntos, a opiniones que deben ser tenidas en cuenta para mejorar un servicio. La IA también puede ayudar a recoger esa información para la empresa.
En este escenario, “las empresas deben tener un mecanismo para poder gestionar de forma automatizada la información procedente de datos no estructurados, potenciar la creatividad humana entre sus empleados, así como buscar el valor añadido que puedan aportar a la empresa, delegando las tareas propias de máquinas a los robots y aplicaciones”, explica Isidoro López-Briones Santos, responsable de estrategias tecnológicas digitales de GOWtech, plataforma tecnológica y agente digitalizador del Programa Kit Digital.
Los procesos automáticos con la Inteligencia Artificial pueden ahorrar mucho tiempo y dinero a las empresas. Pueden trabajar 24 horas los 365 días del año, a unos precios de tan solo unos céntimos por operación, lo que supone unos costes 4 veces inferiores al de una persona, en menos tiempo y sin parones.
Gowtech lanza una app gratuíta para extraer datos
GOWtech pone a disposición, sin coste, una aplicación web que usa Inteligencia Artificial para pymes, donde las pymes pueden probar, por ejemplo, cómo extraer datos a partir de una fotografía del DNI, de la ficha técnica del vehículo, la nómina del trabajo, justificante bancario, factura e incluso, extraer información relevante de un contrato o escritura. También será posible probar a meter una opinión simulando satisfacción o disgusto tras una supuesta compra o servicio y la app detectará si la opinión es positiva o negativa.
“Los datos contenidos en esos documentos serán extraídos mediante Inteligencia Artificial, pudiendo utilizarse en un entorno de producción, para ser integrados automáticamente en el sistema informático de la empresa”, mantiene Isidoro López-Briones.
Y es que tener el documento digital no es tener la información en el sistema. Por ejemplo, si a una empresa le llegan las facturas en PDF podrá gestionarlas más cómodamente que si son un montón de papeles, pero lo que realmente necesita para poder hacer la contabilidad es que los datos de esa factura estén en el sistema informático, para ello hay que extraer los datos y meterlos en el sistema.
Una vez introducidos los datos en el sistema, las posibilidades de automatización de tareas adicionales son enormes y si volvemos a añadir Inteligencia Artificial, podemos aplicar más automatizaciones y sacar nuevas conclusiones que de otro modo no sería posible o sería muy complicado.
