La gestión manual de facturas es un problema mayor del que muchas pymes piensan. El empleo de recursos innecesarios para la generación, procesamiento y gestión de las facturas es, solo la punta del iceberg. A esto se podría sumar la excesiva ralentización del proceso. Y el hecho de que el personal invierta su tiempo en tareas que aportan menos valor a la organización.
Procesar las facturas manualmente también puede impactar en negativo sobre la experiencia del cliente. Los errores en la facturación pueden estropear la relación con el cliente, más aún si se producen de forma recurrente.
Por el contrario, automatizar los procesos de facturación permite mejorar la función financiera porque:
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Se reduce el margen de error
Los procesos manuales, más tarde o más temprano, generan errores en las facturas. Asociar precios incorrectos, no aplicar los descuentos pactados, enviar una factura equivocada, duplicar las facturas, etc. Son errores que no solo cuestan tiempo. Como explica Pablo Couso, director comercial de Datisa, “un error en la emisión o gestión de una factura también implica gastos. Por ejemplo: cobrar de menos a un cliente son ingresos perdidos si no identificas pronto el error. O pagar al proveedor equivocado, también genera nuevos cargos por retraso en el pago al proveedor correcto. Superar las fechas de pago también podrían hacer que se modificaran las condiciones pactadas inicialmente, por pérdida de confianza, por ejemplo”.
Se ahorra tiempo
Especialmente, cuando la automatización de los procesos de facturación es parte de una plataforma de contabilidad integral. Esto hace que se puedan eliminar pasos manuales que ralentizan el proceso. Por ejemplo, las aplicaciones de automatización hacen coincidir las órdenes de compra con las facturas correspondientes, incluyen plantillas de facturas, facilitan el envío automático de las solicitudes de aprobación, etc.
Pablo Couso dice que “muchas veces nos encontramos con equipos financieros que nos dicen que, dedican varios días al mes para gestionar facturas”. Una mayor automatización implica dedicar menos días a estas tareas. De forma que el tiempo ganado se puede emplear en funciones más estratégicas para el negocio: previsiones de cobros y pagos, planificación de costes, etc.
Se mejora el flujo de caja
De hecho, mejorar el flujo de caja es una de las principales razones por las que las pymes invierten en la automatización de sus procesos de facturación. Couso asegura que “cuantos más días se tarde en enviar una factura, más días habrá que esperar para la tramitación del pago”- La automatización permite, por ejemplo, convertir un presupuesto o un albarán en factura de forma inmediata. Factura que enviará automáticamente al cliente.
Por otra parte, si la factura en cuestión es fácil de gestionar por parte del cliente, por ejemplo, si se utiliza el formato de factura electrónica, que habilita múltiples opciones de pago online, es posible que los ingresos se realizan con más celeridad. Evitar los documentos en papel y todo lo que implica, puede acelerar también el proceso de pago.
De la misma manera, automatizar los procesos de pago a proveedores proporcionan una visión más precisa del flujo de efectivo del negocio. Una factura retrasada puede hacer que el área financiera tenga la sensación de contar con más efectivo del que realmente dispone.
En definitiva, las soluciones de contabilidad en la nube facilitan la automatización, gestión y seguimiento de facturas. Y optimizan la función financiera. Estos sistemas ERP proporcionan, además, una visión más amplia y detallada de las finanzas del negocio, proporcionando información precisa de otras áreas relacionadas, como puede ser la gestión del inventario.
