La función de compras es tan influyente en la cuenta de resultados de las pymes como en la de las grandes multinacionales. Sin embargo, la tecnología que lleva lustros haciendo más eficientes y competitivas a las grandes compañías no ha estado accesible a las pequeñas y medianas. La crisis actual acentúa la necesidad y urgencia de contar con las capacidades que proporciona la digitalización, puesto que a la necesidad de ganar competitividad se le añade la de racionalizar contactos personales y evitar el intercambio físico de documentos.
Según el último Digital Economy and Society Index publicado por la Unión Europea en 2020, España evoluciona positivamente en conectividad y en servicios públicos digitales, pero no lo hace de la misma manera en integración de tecnología digital en las empresas, situándose en el puesto 13 del ranking europeo.
El informe señala diferencias notables en madurez y velocidad de digitalización entre las grandes empresas y las pymes: sólo el 17% han integrado con éxito tecnologías digitales, frente al 54% de las grandes empresas. También subraya que las pymes tienen pendiente explotar todo el potencial del comercio electrónico, que están por debajo de la media europea en el uso de servicios en la nube y que tienen dificultades relacionadas con la financiación, la información o la capacitación técnica.
Esta desfavorable situación y su mayor vulnerabilidad ante el impacto de la pandemia adquieren mayor importancia en España, puesto que, en términos de contribución al empleo y al valor añadido bruto empresarial, el peso de las pymes es mayor en 5 puntos porcentuales que en el conjunto de la UE. En número, los 2,8 millones de pymes españolas representan el 99% del total. Por tanto, es crucial ayudar al tejido empresarial de pequeñas y medianas empresas en un momento crítico para muchas de ellas.
La digitalización de las pymes es una de las diez prioridades de la Agenda España Digital 2025 y un reto en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, pero ¿por dónde deben comenzar las pymes su transformación digital? Según la Cámara de Comercio de España, a la hora de priorizar ámbitos hay que contemplar tres objetivos: mejorar la productividad, mejorar las ventas y conseguir más ahorro y control de los recursos.
En este sentido, el uso de plataformas digitales de gestión de Compras viene aportando a las grandes compañías ventajas muy valiosas; las dos más relevantes y fáciles de cuantificar, una mejora en precios y condiciones de compra del orden del 4% o del 5% de media para el mismo nivel de calidad de producto y servicio, lo cual es mucho teniendo en cuenta que en no pocos sectores las compras y subcontrataciones suponen dos tercios de los costes totales; y un ahorro en tiempo de gestión que en algunas tareas llega a ser de más del 50%, permitiendo dedicar más tiempo a actividades de mayor valor añadido.
En el caso concreto de las pymes, para que una plataforma de compras resulte efectiva, esta debe satisfacer cinco requisitos esenciales; dos son factores de éxito comunes también a las grandes compañías y tres son requisitos adicionales y diferenciales para el caso concreto de las pymes.
Es muy aconsejable que la plataforma permita gestionar de forma digital de principio a fin toda la cadena de compras y suministros: desde la homologación y la solicitud de ofertas hasta la recepción de las facturas y la evaluación de la calidad. También es importante que su funcionalidad sea muy avanzada para que sus prestaciones y aportaciones sean altas y ello facilite la adopción y la gestión del cambio por los usuarios. Esto es común a las grandes compañías.
Adicionalmente, su coste debe ser asumible por las pymes, sobre todo en una situación de crisis como la que padecemos, debe ser accesible en términos de rapidez y facilidad de uso y facilitar el acceso a una amplia base de proveedores de todo tipo de productos y servicios. Hay que tener en cuenta que los proyectos de implantación que abordan las grandes compañías y los costes de servicio que asumen no son abordables ni asumibles por las pymes, ni tienen estas la capacidad de atraer a miles de proveedores para que se registren en sus plataformas.
¿Existe una plataforma digital de compras que reúna todas esas características? ¿Existe tal mirlo blanco? Existe.
