Reuniones improductivas, llamadas e interrupciones constantes, son la norma en el día a día de las empresas. El tiempo es dinero en una organización. ¿Aprovechamos bien el tiempo de trabajo? Esta es la continua duda que plantean los directivos tanto de las grandes corporaciones como en las pymes en España. ¿Es mejor dedicar 10 horas que 6 al trabajo? El debate está en la calle, especialmente a raíz de las propuestas de reducción de la jornada laboral para aumentar la productividad. De fondo, el control del tiempo de trabajo de los empleados tanto los desplazados a las oficinas como quienes optan por el teletrabajo. De esta forma, empresario y trabajador se sentirán más satisfechos con la organización.
A este contexto hay que sumar otro factor activo: el teletrabajo y los retos que supone para el control del tiempo para empleados y directivos. La pandemia ha traído nuevos modelos de gestión de recursos humanos, priorizando los modelos híbridos que combinan teletrabajo y presencialidad. Aun cuando existen directivos reticentes a la implementación plena del teletrabajo, según CaixaBank Research, la adopción del teletrabajo generalizada en España podría incrementar la productividad entre un 1,4% y un 6,2%. Ahora bien, el reto sigue siendo el mismo: ¿cómo maximizar la optimización empresarial?
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El control del tiempo de trabajo, clave para la optimización empresarial
La gestión del tiempo en el entorno laboral es hoy más importante si cabe dado que está relacionado intrínsecamente con la productividad y la efectividad.
Planificar los procesos y tareas en este contexto de alta competitividad puede suponer una gran ventaja respecto a la competencia: equipos menos estresados y con mayor compromiso redundan en una mayor innovación y rendimiento. Y más rendimiento implica más beneficios. Alcanzar los objetivos con menos esfuerzo y utilizando mejor los recursos debe ser la meta de toda organización.
La gestión del tiempo en el entorno laboral es hoy más importante si cabe dado que está relacionado intrínsecamente con la productividad y la efectividad
Por el contrario, la falta de organización, la comunicación ineficaz o el desaprovechamiento de las herramientas lleva a una empresa a duplicar procesos, pisares áreas de desarrollo y en último término, a una gran ineficiencia que lastra sus resultados empresariales.
Asimismo, se corre el riesgo de que se genere una superposición de tareas fácilmente superables y que eliminan el consiguiente estrés que se genera. Es responsabilidad de los líderes de equipo identificar estos riesgos para el devenir futuro de la organización y tratar de ponerles coto y superarlos. En este sentido, las herramientas de control de tiempo son de gran ayuda para tratar de conseguir el máximo de cada uno de los equipos.
Herramientas para administrar el tiempo de trabajo de los empleados
¿Cómo optimizar los procesos de trabajo en equipo en una situación tan diversa y con tantos retos para el área de recursos humanos? La tecnología se ha revelado como una magnífica ayuda, proveyendo herramientas digitales que facilitan a los trabajadores y líderes de equipo tener el control de los proyectos, tanto si se opta por la modalidad de teletrabajo, mixta o presencial.
Así, para la organización de tareas tres herramientas han despuntado en este último año: Trello, Asana y Airtable. Los tres se basan en la metodología Kanban-lean para organizar los grupos de trabajo por proyecto. No obstante, no son 100% completos, ni gratuitos, si bien hay opciones de software libre, pero con una curva de aprendizaje que los descarta automáticamente.
Para las comunicaciones online, el rey es Slack, que permite conversaciones asíncronas y simultáneas si bien Google Meet va ganando posiciones entre las organizaciones como herramienta de reuniones y conversaciones.
Ahora bien, el mayor reto de esta interrelación laboral asíncrona y diferida sigue residiendo en el control del tiempo de los empleados. En este sentido, los softwares de control resultan decisivos.
Software control de tiempo
¿Cómo controlar vacaciones, días de permiso y realizar el control horario en las pymes? Los responsables de recursos humanos de estas empresas aún continúan trabajando con herramientas arcaicas como el Excel. Sin embargo, existen desarrollos de software como Timmi Tiempo que permite una gestión integral automatizada para todas las aristas del control del tiempo de los trabajadores.
Con ella, explican sus responsables, cada empleado puede acceder a su espacio personal y personalizado para registrar el horario, consultar sus vacaciones y días libres y monitorizar todo su desempeño laboral, además de acceder a la nómina directamente.
Por su parte, los responsables de recursos humanos disponen de un único panel donde pueden acceder a la información de cada empleado o de los equipos, las horas extras que hechan o si no cumplen los horarios, con alertas configurables y opción de automatizar todo tipo de tareas. Asimismo, permite mejorar la comunicación entre todos los estamentos. Por supuesto, mantiene los registros los 4 años que exige la ley vigente.
El objetivo último de implementar todas estas herramientas de gestión adecuada del tiempo de trabajo pasa por encontrar metodologías ágiles de trabajo que minimicen el estrés de los recursos humanos, aumenta la calidad de su desempeño, y genere un mejor ambiente de trabajo. Como consecuencia de todo ello, la empresa será un polo de atracción y retención del talento y estará en una posición de ventaja para alcanzar sus objetivos empresariales de forma inteligente y eficaz.
