Ante la pandemia de la COVID -19, las empresas han tenido que llevar a cabo una remodelación en su estrategia de negocio. Estas modificaciones han afectado a la mayoría de los departamentos y los han obligado a tener que adaptarse a marchas forzadas para poder sobrevivir en un escenario cada vez más competitivo.
Los roles de trabajo se han visto alterados y se han incorporado nuevas funcionalidades para hacer frente a las necesidades de las empresas. La digitalización juega un papel clave, ya que ha establecido los principales retos a los que los departamentos han tenido que enfrentarse. Teniendo en cuenta este contexto, Pleo, la startup fintech creada para simplificar la administración y gestión de los gastos de las compañías, revela que nueve de cada diez CFOs son receptivos a la adopción de la tecnología y a la automatización de los procesos para facilitar y agilizar sus procesos de trabajo.
En la situación en la que nos encontramos, el control de gastos es hoy en día una prioridad en las empresas y estos departamentos ya venían arrastrando limitaciones como la ineficiencia en el control de gastos, inversión en recursos innecesarios, transparencia cuestionable, poco control de movimientos o exceso de burocracia, entre otros. Esta situación afecta directamente al rol del CFO, que tiene que emplear su tiempo en estas y descuidar otras funciones realmente necesarias.
El impulso de la digitalización, lejos de ser una consecuencia negativa del coronavirus, ha motivado a este sector a afrontar los cambios que se prevén.
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La “nueva realidad” de los departamentos financieros de las empresas
La realidad es que han surgido nuevas herramientas de contabilidad con el fin de acelerar el trabajo y reducir el gasto de tiempo en tareas administrativas, y el rol del equipo financiero ha evolucionado. Ya no solo analizan los datos, sino que valoran cómo se comparten estos y el uso que se hacen de los mismos. Esto les permite tomar un papel protagonista en cuanto a la toma de decisiones en la empresa.
Por otro lado, la automatización de los procesos hará que se gane en productividad. Esto es la suma de una buena cultura corporativa con la que los empleados estén de acuerdo y un sentimiento de pertenencia a la empresa. Según un estudio de la Universidad de Warwick, los empleados felices son un 12% más productivos y, en consecuencia, características como la proactividad, la creatividad y innovación se acentúan.
Los procesos manuales están obsoletos
Las empresas han comprendido que sustituir un proceso manual por otro automatizado puede ser la clave para ahorrar tiempo y recursos a largo plazo. El solo proceso de reportar gastos mensuales implica a una media de 3 personas trabajando, desde que llega un ticket hasta que se introducen los datos en el software de cuentas. El resultado es ineficaz, y conlleva un coste administrativo y económico para la empresa innecesario. Según Pleo, en una empresa de 1.000 empleados, hacer un reporte de gastos mensual se traduce en un total de 2.832 €.
Por el contrario, a través de la automatización de los procesos y de la implementación de herramientas de software de gestión de expenses se ahorra tiempo, se evitan gastos económicos innecesarios y se eliminan errores (¡uno de cada cinco informes de gastos contiene fallos o falta de información!). Soluciones como la que ha introducido Pleo en el mercado español permiten, por un lado, implementar nuevas herramientas que sean compatibles con la entidad bancaria de la empresa y, por otro lado, liberar al equipo para que pueda emplear su tiempo en tareas realmente necesarias.
Este modelo favorece el día a día de los distintos roles que integran los departamentos financieros. La labor de los contables se simplifica con la eliminación de gran parte del trabajo manual y de la necesidad de recopilar y registrar recibos. Los Controllers se benefician, además, del acceso simple y unificado a los datos. Por su parte, los directores financieros pueden consultar a tiempo real el total de los movimientos y aplicar otras funcionalidades, como la obtención de análisis de datos o la capacidad de definir un límite de gasto para cada empleado. Por último, el CFO obtiene una visión global de la contabilidad de la empresa, así como del funcionamiento del departamento.
“Implantar la automatización de los procesos de reportes de gastos es una tarea que puede parecer tediosa en un inicio. No obstante, en realidad, a largo plazo, los modelos tradicionales entorpecen el proceso y añaden gastos a las compañías, limitando su potencial”, afirma Aiyana Moorhead, Country Manager para España de Pleo. “Desde Pleo queremos seguir acompañando y facilitando este tipo de situaciones, haciéndole la vida más fácil a los departamentos financieros y contables de las empresas y también a los empleados. La nueva realidad está trayendo nuevos retos a las empresas y obligándolas a adaptarse a situaciones nunca antes vistas, y no queremos que la gestión y el reporte de gastos sea un impedimento en su crecimiento”, concluye.
