La innovación ha resultado ser una apuesta segura para garantizar la supervivencia de tu compañía en un mercado cada vez más saturado y competitivo: nuevos conocimientos, cambios en los procesos de gestión y productivos… Una realidad que ha dado lugar a mejoras ERP como la aparición del software de gestión documental: un programa de gestión de documentos que mejora y perfecciona los flujos de trabajos ya existentes aportándoles una solución de calidad, a nivel global.
La implantación de este ERP documental permitirá fomentar la comunicación entre el personal de la empresa. Algo que se consigue apostando por el desarrollo de una gestión documental modular, la cual da lugar a la creación de una plataforma colaborativa.
Solución empresarial para la gestión documental
La conservación y la gestión documental representan un elemento clave en el correcto desarrollo rutinario empresarial, ya que todo el contenido informativo resulta indispensable para garantizar su historia y supervivencia. Si desaparecieran alguno de estos archivos, por insignificantes que puedan parecer, se vería perjudicado todo el esfuerzo diario que se esconde detrás de cada acción llevada a cabo por el personal, quien, además de dejar constancia de los movimientos, vuelca información estratégica y toma de decisiones consideradas auténticos bienes empresariales. Por ello, el software de gestión documental ha sido pensado para cubrir:
La gestión de la calidad y ventas: eliminación de duplicidades y archivo de facturación
La protección medioambiental: apuesta por la digitalización y el almacenaje interactivo
La prevención de riesgos: reducción de pérdidas y recuperación de documentación
La gestión de proyectos: confidencialidad y seguridad
La inmediatez: uso de una base de datos única, rápida localización de archivos similares y precedentes (documentación administrativa y jurídica)
La confidencialidad: permite establecer controles de seguridad para limitar el acceso a la información más delicada
Con la implantación de un sistema de gestión documental, la empresa tendrá controlada toda la información y sus procesos organizativos independientemente del soporte, lugar y espacio donde se encuentre almacenada con el objetivo de agilizar la toma de decisiones:
Producción de documentos: formularios, registros, directrices
Utilización de documentos: archivo y recuperación, electrónica y papel
Eliminación y disposición de los documentos: ofreciendo la opción de establecer un calendario de alertas pensado para aquellos documentos fiscales o de contenido jurídico que necesiten una especial atención temporal
Personal más autónomo al utilizar un ERP documental
La línea estratégica seguida por parte de la compañía en el momento de implantar un sistema de gestión empresarial será un éxito siempre y cuando se implique al personal y a los cargos directivos en tal proceso. Estas aportaciones del software de gestión empresarial hacen posible que se desarrolle un flujo de trabajo eficiente.
Al apostar hacia la digitalización de la documentación se optimizarán los procesos de búsqueda de información, de manera que se creará una colaboración más estrecha y fluida entre los empleados. Dotando a tus empleados de una autonomía de actuación impensable hasta ahora, conseguirás que sean más proactivos en el momento de realizar sus tareas y consultas diarias.
Mejora y optimiza los accesos informativos internos, manteniendo tus archivos siempre a salvo.
