Datisa ha elaborado un listado en el que recoge los pasos en falso más comunes de las pymes en sus procesos de elección e implantación de sus sistemas de gestión empresarial. Los especialistas de la firma aseguran que, como norma general, muchas empresas fallan a la hora de analizar cuáles son sus necesidades reales de gestión y en la previsión de los requerimientos que podrían surgir en el medio plazo, es decir, en los cinco años posteriores. Esto supone un importante hándicap para la empresa porque, limita en gran medida su capacidad para impulsar su crecimiento apoyándose en una herramienta que, inicialmente, debería facilitar la implantación de procesos más eficientes que contribuyeran al incremento de la productividad en el corto, medio y largo plazo. Las soluciones modulares permiten ir implantando programas según se van presentando nuevas necesidades en la organización.
Las equivocaciones en las empresas son comunes, eso es innegable pero lo que hay que conseguir es minimizar la carga económica de esos errores. Los sistemas de gestión empresarial, pueden llegar a ser una inversión importante a pesar de que el cloud, y los modelos de explotación basados en SaaS o en el pago por uso, han ajustado considerablemente los precios. Por lo tanto, hay que tomar conciencia clara de lo que se necesita frente a lo que se quiere. Algunos de los errores más comunes que cometen las pymes a la hora de elegir un ERP sobre el que apoyar su gestión se resumen en los siguientes puntos:
Tomar el precio como primera variable de selección. Siendo conscientes de la importancia que tiene en este tipo de organizaciones mantener a raya los costes, nunca se debe medir la eficiencia de una solución por su precio, sino por su capacidad para resolver las necesidades que plantee la organización. Su ajuste en este punto determinará el retorno más o menos rápido de la inversión. El precio además, es un componente que queda cada vez más difuminado por las nuevas fórmulas de comercialización que se han puesto de moda en los últimos años.
Apostar por la complejidad y no por la sencillez. Cuánto más sencilla sea una herramienta, más fácil será trasladar su eficiencia al usuario que mostrará una resistencia menor al cambio, aumentando su compromiso con el sistema.
Analizar las funcionalidades del ERP bajo la premisa del cuanto más, mejor. Este es uno de los errores más comunes ya que muchas organizaciones acaban frustrándose al tomar conciencia de que, utilizan únicamente el 10% de la herramienta que han implantado, con la pérdida económica que ello supone y el desgaste que implica para usuarios y gestores.
Confiar en las soluciones y/o proveedores de moda. La publicidad envuelve las cosas de manera tan vistosa que a veces es difícil evaluar un producto o servicio de manera objetiva. Muchas pymes se dejan impresionar por mensajes comerciales que, por su persistencia en el tiempo, acaban interiorizándose. Tal solución es barata o tal proveedor es el mejor, un gravísimo error porque se acabará poniendo la empresa al servicio de la solución y no al revés que sería lo correcto. Buscar un proveedor de confianza contrastada y una solución que se adapte a nuestras necesidades es básico.
Intentar ahorrar en cuestiones que son fundamentales. Muchas empresas eliminan de sus proyectos ERP aspectos como la formación o el soporte técnico. Estos errores harán, primero que pierdan un tiempo precioso adivinando como hacer determinada tarea y segundo que, acaben teniendo la sensación de que la solución no sirve para lo que la implantaron.
