Llevar un control de los gastos de una compañía no siempre es tarea fácil, especialmente en pequeñas y medianas empresas. La falta de personal especializado o tiempo suelen ser lastres para llevar al día este aspecto fundamental para el desarrollo de cualquier proyecto empresarial. No obstante, la tecnología ofrece soluciones que automatizan muchas de las tareas que antes requerían de más recursos. Un ejemplo es Factorial Expenses, una innovadora solución de gestión de gastos que ya ha permitido ahorrar más de 27 horas al mes a sus más de 350 clientes, gracias a su software que automatiza la gestión de los Recursos Humanos.
Ya no hay excusa. Si tu empresa tiene los siguientes síntomas, es el momento de replantear la gestión de gastos con un software especializado.
- Gestión analógica de los gastos de la empresa: Muchas empresas siguen optando por tener una persona dedicada a leer cada recibo y a rellenar la información en una hoja de Excel. De esta manera, dedican tiempo y personal a tareas que son fácilmente automatizables con un software de gestión de gastos, especialmente en PYMES. Actualizar procesos antiguos nos va a convertir en una empresa moderna, más alineada con las necesidades actuales de nuestros clientes.
- Decisiones basadas en percepciones: Las bases de datos son una fuente de información muy valiosa para la toma de decisiones. Obviar o infravalorar estas fuentes nos aleja de la realidad y de los objetivos. Por el contrario, unificar la información financiera en una base de datos común, nos permite tener una visión global del presupuesto de la empresa y poder tomar decisiones con mayor precisión, además de ganar en eficiencia en nuestro día a día.
- Diversificación de plataformas: Trabajar con diferentes cuentas bancarias y formas de pago y reunir las facturas en diferentes plataformas (Excel, correos electrónicos, en papel) hacen que los responsables de equipo pierdan la visión global y se comprometa la declaración de impuestos, aspectos especialmente sensibles en pequeñas y medianas empresas. Centralizar la gestión de los gastos con un software especializado, es sinónimo de menos carga de trabajo y análisis siempre actualizados. Por otra parte, el acceso a toda la información en una única plataforma evita la duplicación de gastos o intentos de fraude.
- Relación paternalista con los empleados: La burocracia interna de los gastos de la empresa supone un desgaste evitable del trabajador. A través del software de gestión de gastos, integrable con el ecosistema de programas y herramientas de la propia empresa, no solo fomentamos la responsabilidad de nuestros profesionales, también los empoderamos dentro de sus propios puestos de trabajo sin sacrificar el control de los gastos.
En definitiva, si tu empresa cumple con estos cuatro síntomas debes plantear la introducción de una solución de gestión de gastos como Factorial Expenses. Con esta aplicación, las empresas pueden emitir tarjetas a los empleados que la deseen, y establecer un límite de gastos a las mismas. Además, se pueden controlar y aprobar los costes de un equipo y, sobre todo, olvidarse de realizar el reembolso de gastos a los trabajadores. Estos gastos aparecen en la app de Factorial en tiempo real, donde los managers y líderes de equipo pueden verlos y aceptarlos.
