Los pequeños negocios tienen un asesor que les ayuda con las cuentas, pero a pesar de eso deben tener su propia contabilidad siempre disponible para saber cómo van las ventas, si han cobrado todas las facturas, cuál es el flujo de caja, etc.
En muchos no es raro ver que llevan la contabilidad con una hoja de Excel o incluso a mano si el dueño ya es muy mayor, lo cual es un error garrafal que cuesta tiempo y que puede costar mucho dinero.
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Hay que usar un software específico
Lo mejor es utilizar un programa de contabilidad fácil para nuestro negocio que automatiza una buena parte de las tareas, como numerar las facturas, poner los datos de los clientes una vez que los guardamos, sumar lo que hemos generado, darnos informes de los impuestos, etc.
No tiene que ser un programa muy complicado, y de hecho a veces no hace falta ni gastar dinero, puesto que hay soluciones gratuitas, aunque los de pago son mucho mejores y tendrán más funciones.
El gasto que hagamos en este programa nos lo vamos a poder desgravar por lo que no debe “dolernos” hacer una inversión en alguno de los mejores del mercado.
Hay que meter los datos al programa de inmediato
Un error que cometen muchos negocios, sobre todo cuando se trata de autónomos, es dejar de meter los datos al programa durante semanas, por lo que en el momento de hacerlo se encuentran con una gran cantidad de trabajo.
El software de contabilidad no sirve de nada si no se alimenta con las facturas del negocio, así que lo mejor es que cada vez que nos llegue una la introduzcamos en el sistema que de esa forma siempre estará al día.
Digitaliza todo lo que esté en papel
Aunque cada vez es más común que nos den facturas, justificantes de gastos, etc., de manera digital aún se sigue usando mucho el papel.
Todo recibo de papel se puede perder y pasado un tiempo los números que se han impreso en él se terminan borrando, de manera que lo mejor es digitalizarlo todo.
Hoy es tan fácil como hacer una foto con el teléfono y que esta pase a la nube de manera automática, por lo que jamás perderemos un justificante de los gastos de un viaje que nos hará falta para llevar la contabilidad o si nos lo pide Hacienda.
Contrasta los movimientos bancarios
Siempre hay que contrastar los movimientos bancarios con los números del negocio, pues en ocasiones confiamos en que los extractos bancarios son correctos y no es así.
Además de detectar posibles errores de nuestro banco, que a veces cometen, veremos si los ingresos coinciden con las facturas (por si alguien no ha pagado o ha ingresado una cantidad menor) y lo mismo con los gastos.
Es una tarea que debemos hacer varias veces a la semana, en especial si en nuestra cuenta hay muchos movimientos en ese periodo de tiempo, puesto que así dividimos el trabajo y no nos da pereza hacerlo.
Además de detectar posibles errores de nuestro banco, que a veces cometen, veremos si los ingresos coinciden con las facturas (por si alguien no ha pagado o ha ingresado una cantidad menor) y lo mismo con los gastos.
Es una tarea que debemos hacer varias veces a la semana, en especial si en nuestra cuenta hay muchos movimientos en ese periodo de tiempo, puesto que así dividimos el trabajo y no nos da pereza hacerlo.
