Un plan de organización de proyectos es imprescindible para cualquier persona que tenga que realizar un trabajo de esta índole. Seguir un proyecto organizado te ayudará a reducir el estrés mientras produces un trabajo de calidad. Cada proyecto cuenta una historia sobre los objetivos, equipo, tiempos, y requiere una planificación y gestión detalladas que el procedimiento sea correcto.
La organización del proyecto es el proceso de definir el alcance del proyecto, los objetivos y los pasos necesarios para realizar el trabajo. Puedes optimizar la gestión de tu proyecto con Billage lo cual te beneficiará enormemente, teniendo en cuenta que la organización es de los procesos más importantes en la gestión de proyectos.
Con la ayuda de profesionales podrás asegurar que se establecerá un proceso eficaz para cumplir con los objetivos establecidos, lográndolo a tiempo y respetando el presupuesto.
Cuando se lleva a cabo la organización del proyecto se comunica información vital, como fechas límite, asignaciones e hitos clave, a todas las partes interesadas del proyecto y es fundamental para el éxito del mismo.
Índice de temas
Pasos para organizar un proyecto
Paso #1: Configurar un plan de gestión de proyectos
El primer paso para comenzar con la organización de un proyecto es iniciar una hoja de ruta. Intenta examinar el proyecto y hacer algunas preguntas simples:
- ¿Cuáles son mis metas?
- ¿Qué resultado final estoy tratando lograr?
- ¿Cuál es mi fecha límite?
- ¿A quién tendré que incluir en este proyecto?
- ¿Qué suministros/recursos necesitaré para hacer esto?
Este es un ejercicio que está diseñado para ayudarte a tener una idea básica de lo que este proyecto requerirá de ti. Esta es la base importante para organización del proyecto.
Ahora te resultará mucho más sencillo dividir estas ideas del “panorama general” en pasos más pequeños a seguir.
Paso #2: Mantener en orden la documentación del proyecto
Necesitas un sistema para almacenar todos los archivos de tu proyecto en un solo lugar para que nunca tengas que perder el tiempo buscando. Los archivos del proyecto son temporales dado a que solo se utilizarán hasta que se complete el proyecto.
Asigna un cajón separado o una caja de archivo colgante para el papeleo de tu proyecto. Por supuesto, el mejor sistema de organización de proyectos posible es portátil para que puedas llevarlos contigo donde quiera que vayas.
Paso #3: Poner en acción el plan de gestión de tu proyecto
La creación de tu plan de gestión debe ser siempre lo primero a hacer en tu lista con gestores de proyectos para luego proceder a elaborar un horario o elaborar una lista de tareas. O quizás quieras tener una reunión para intercambiar ideas con tu equipo.
No pierdas demasiado tiempo preocupándote por exactamente qué paso dar; cualquier avance es bueno. Es posible que te sientas atascado al comienzo de tu proyecto, pero el simple hecho de comenzar a menudo proporciona el impulso que necesitas para seguir avanzando en la dirección correcta.
Paso #4: Prestar atención al progreso de tu proyecto
Cada proyecto, sin importar cuán grande sea, es solo una serie de tareas más pequeñas, y tu trabajo es simplemente averiguar cuáles son esas tareas. Cada uno de estos pasos constituye un “hito” que te acerca un poco más a tu objetivo final.
Si bien nunca querrás perder de vista tu destino final, tu proyecto será menos abrumador si simplemente te concentras en tu próximo hito. Una vez que logres esa tarea, pasa a la siguiente y en poco tiempo encontrarás que has trabajado sistemáticamente hasta el final del proyecto.
Paso #5: Asegurar cumplir con los plazos del proyecto
Al ejecutar tu plan de organización de proyectos debes programar la fecha límite. Pregúntate cuándo debe completarse cada paso anterior para que el siguiente paso suceda a tiempo, así como cuánto tiempo tomará cada paso en completarse de manera realista.
Cada uno de estos se puede conectar a tu calendario, esto te ayudará a crear un horario con el que puedas vivir, te permitirá ver el progreso a lo largo del camino y evitarás presiones de última hora (lo que mantiene bajos tus niveles de estrés).
