Cuando emprendes un negocio en el que ofreces a tus clientes productos físicos, tienes que tener en cuenta que debes realizar un inventario cada cierto tiempo. ¿Por qué? Porque un inventario te ayudará a saber el stock que tienes, si te sobran o te faltan productos y cuales son los que tienes que reponer.
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¿Por qué es importante tener un inventario?
Un mal inventario sólo puede traer confusiones y una mala gestión de tu empresa, algo que puede tener, a corto plazo, consecuencias negativas.
Si no gestionas bien tu inventario, lo más probable es que compres productos de más que luego no podrás vender, por lo que afectará a la economía de tu empresa.
Lo mismo puede pasar, al contrario. Puede ocurrir que, al no controlar tu stock no tengas suficiente de un producto que está en demanda, lo que causará una gran ventaja frente a tus competidores que ganarán más clientela.
Otra ventaja de tener un inventario es detectar los desperfectos o productos caducados. Cuando disponemos de muchos productos y hacemos un inventario podemos descubrir aquellos productos que no están en buen estado para retirarlos, ya que si los vendes puede afectar a la reputación de tu negocio.
Por lo tanto, tener un inventario bien controlado ayuda a vigilar el flujo de dinero y la rentabilidad para asegurar su optimización. Y para ello, es bueno hacer uso de herramientas como el programa informático de Excel.
Excel te ayudará a ahorrar tiempo y a facilitarte la gestión, ya que llevar un inventario suele ser una tarea algo angustiosa, y más cuando se trata de cientos de productos, códigos, precios, especificaciones, canales de entrada y salida de stock, etc.
Por eso, la mejor forma es emplear fórmulas de Excel que te ofrecen atajos para encontrar y combinar datos, y extraer conclusiones de análisis. A continuación, aprovechamos para explicarte cómo hacer tu inventario con Excel.
¿Cómo hacer un inventario con Excel?
1. Crea el documento correspondiente y trabaja por columnas
En cada columna pondrás la información que precises. Nosotros aconsejamos hacer 6 columnas mínimo para la siguiente información:
- Nombre del producto y sus referencias para identificarlos sin problemas.
- La cantidad de cada producto.
- El proveedor del artículo para saber quién nos suministra el producto para que, a la hora de hacer un pedido, sea más fácil.
- Y, sin lugar a dudas, las entradas y salidas del producto. Es muy importante saber cuando adquirimos un producto y cuando lo vendemos.
- Por último, el total. Es el que nos indicará el total de stock del que disponemos después de las compras y ventas.
2. Crea el formato adecuado de tus tablas
Selecciona la tabla completa y ve a “menú”. Una vez en el menú dale a “insertar”. Podrás ver en el lado izquierdo un icono de “Tablas”. Haz clic encima y en el menú desplegable selecciona “Tabla”.
Aparecerá una ventana llamada “Crear tabla”. Es muy importante que selecciones la opción “la tabla tiene encabezados” y haz clic en “Aceptar”.
Tu tabla se convertirá en una tabla más profesional para poder hacer un seguimiento correcto de tu inventario. No olvides cambiar el nombre de tu tabla.
Puedes darles formato a los encabezados como, darle color de fondo, cambiar el tamaño de la fuente, usar negritas, etc.
3. Anota los datos
Una vez tengamos lista nuestra tabla es el momento de anotar todos los datos que necesitamos saber. El nombre del producto, su referencia, el proveedor, las entradas y salidas.
Tener todo bien apuntado y organizado nos permitirá tener el inventario actualizado con Excel. Lo que significa que debemos actualizar los datos de las columnas de entradas y salidas cada vez que compremos productos o los vendamos.
4. Calcula a través de fórmulas
Este punto es el que te ayudará a ahorrar muchos quebraderos de cabeza y, sobre todo, te ahorrará mucho tiempo.
Para calcular, por ejemplo, el total de cada producto lo relacionaremos con las columnas Entradas y Salidas. Tenemos que insertar una fórmula para que en la columna Total se sume y reste los datos de la misma. De este modo, siempre tendremos nuestro inventario actualizado.
Una vez tengas listo tu inventario en Excel todo será mucho más fácil, no necesitas ser un experto en Excel, pero sí debes ser precavido en seguir todos los pasos al pie de la letra para no encontrar problemas más adelante.
