Inherente al ecosistema empresarial, la deuda es una amenaza que pone en riesgo la supervivencia de las empresas acreedoras y que se extiende a todo tipo de compañías, con independencia del tamaño o del sector. Los impagos impiden disponer de datos reales sobre la contabilidad para diseñar una estimación adecuada de los recursos disponibles y poder cumplir con los pagos y las inversiones planificados. Pero, además, la gestión del cobro de la deuda tiene un coste para la organización en términos de jornadas laborales dedicadas a perseguir a los deudores en lugar de ejecutar actividades de valor.
La salud financiera es clave para asegurar el futuro de las empresas. Reducir los riesgos de impago y optimizar los procesos de gestión de cobro requiere llevar a cabo un eficaz seguimiento de las facturas, de su fecha de vencimiento y su posterior reclamación en caso de impago. Prodware, multinacional experta en consultoría e implantación de soluciones tecnológicas para la transformación digital de las empresas, propone una serie de medidas para garantizar la recuperación de la deuda de forma rápida y efectiva:
Visión 360° del histórico de deuda: Cuanta más información posean los profesionales (sobre las compañías, los contactos, las actividades, etc.), más herramientas tendrán para llevar a cabo unas negociaciones fructíferas. En este sentido, unificar la información disponible en un único entorno, incluso procedente de fuentes dispersas, facilita el acceso a todos los miembros del equipo y mejora su productividad.Seguimiento continuo del estado de la deuda: Este es un proceso clave, pero entraña muchas dificultades debido a la ausencia de datos centralizados de la compañía. Disponer de un sistema de gestión de la deuda que permita establecer avisos y alertas, facilita un seguimiento proactivo de los expedientes de impagos que incluya la máxima información disponible en relación al historial de las negociaciones y las no conformidades.Coordinación total del equipo financiero: En todos los equipos de cobro existe una estructura jerárquica. Proporcionar al supervisor una total visibilidad sobre la productividad de cada agente le permite ajustar la carga de trabajo del equipo y reasignar a cada profesional el seguimiento de nueva deuda. Tratamiento individualizado a cada cliente: Muchas empresas llevan a cabo un tratamiento uniforme a sus clientes deudores sin tener en cuenta la relación que les une a cada uno de ellos. Ofrecer una respuesta personalizada que se adapte a sus circunstancias agiliza el cobro de la deuda. Esto requiere establecer una serie de pautas y protocolos que se aplicarán en función del perfil de cada cliente.Automatizar los procesos de cobroDiseñar unas reglas y configurar alertas que salten de forma automática ante determinadas situaciones (por ejemplo, cuando se ha cumplido el plazo de un pago o cuando hay que iniciar el siguiente procedimiento) facilitan la gestión de cobro de deuda. Esto permite optimizar los procesos y equilibrar las cargas de trabajo de los empleados.El proceso de cobro es tan importante como puede serlo una acción comercial. Las compañías deben ser proactivas y sistemáticas con los procedimientos para lograr el éxito en su ejecución. Disponer de una herramienta ágil y flexible de gestión de cobros, capaz de centralizar la información y automatizar tareas, permite simplificar y mejorar la ejecución de los procesos internos de la compañía para optimizar la recuperación de la deuda y mejorar las ratios de tesorería.
