Confiar la gestión de sus archivos a un proveedor externo podría suponer hasta un 52% de ahorro de espacio para las empresas las Pymes, según una estimación realizada por Iron Mountain, empresa líder mundial en el campo de la gestión documental, protección de datos y recuperación de la información.
Una pyme tipo puede albergar en su oficina hasta 100 cajas de documentación; Iron Mountain almacena en cada una de sus cajas de custodia hasta cinco archivadores tipo AZ, lo que supondría 500 archivadores retirados de la empresa, que equivaldrían a un 52% de ahorro sobre el espacio inicial.
Iron Mountain ha llevado a cabo esta estimación tomando como base una empresa tipo del segmento Pyme enclavada en el centro de Madrid o Barcelona, y utilizando su herramienta de cálculo para ahorro de espacio, que está disponible en su web. Esta calculadora permite a las pequeñas y medianas empresas de estas ciudades conocer en sólo tres pasos el coste de la gestión de sus archivos y el ahorro que podrían obtener confiando a un profesional externo la gestión y protección de su información.
“Las dos ciudades que cubre nuestra herramienta de cálculo, Madrid y Barcelona, están entre las capitales europeas donde el precio del metro cuadrado de oficina está más caro”, declara Gonzalo Rivas, Director Comercial de Iron Mountain España. “Muchas pymes destinan un volumen significativo de sus oficinas e incluso locales comerciales a custodiar documentos en papel, sin pensar que el uso de ese espacio como almacén tiene un coste muy alto. Nuestra calculadora les permite conocer, en tres sencillos pasos, cuánto espacio podrían recuperar para su negocio externalizando la custodia y gestión de los documentos. En un entorno donde cada metro cuadrado vale dinero, ese ahorro les permite destinar el espacio a un uso productivo o incluso permitir el traslado de la pyme a una sede de menor tamaño y por tanto más económica de adquirir y mantener”.
