En agosto llegan las ansiadas vacaciones, una época de descanso que viene precedida de otra de mayor estrés, por dejar todas las tareas gestionadas. Y es que, según ciertos estudios, más de un 30% de trabajadores sufre de estrés prevacacional, un momento de tensión motivado por afrontar los últimos días o semanas antes de cogerse vacaciones, dejando todo gestionado. Además, en el caso de la micropyme y del autónomo, se suma la sensación de abandono del negocio, en muchas ocasiones, sin una gestión que se turne en el tiempo de descanso.
Frente a este estrés prevacacional, aplicar la innovación en el terreno digital permite poder abarcar más y organizarse mejor, automatizando procesos y gestionándolos, incluso, aunque se esté fuera de la empresa. La tecnológica Cosmomedia agrupa 5 consejos de tareas digitales que pueden ayudar a la pyme a combatir el estrés prevacacional.
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Consejos digitales para combatir el estrés prevacacional
Automatizar las comunicaciones
Que el trabajador no esté no significa que no pueda contactar con clientes y proveedores. Segmentando a los contactos, según el servicio, tarea o proceso, se les puede enviar comunicados automáticos durante el tiempo de ausencia. Además, mediante flujos de conversión, pueden tener un “comercial digital” que envíe comunicaciones, a lo largo de un embudo que filtre el camino hacia venta. Por ejemplo, a través un formulario online, un cliente potencial podría enviar una petición de información, activándose automáticamente una secuencia de emails de más genérico a más concreto, según los diferentes servicios. A la vuelta de vacaciones, la empresa puede obtener así un listado de contactos listos para comprar o contratar.
Autorrespondedor del correo con o sin redirección
Si la empresa coge vacaciones por turnos, el autorrespondedor del correo electrónico debe activarse indicando los emails o teléfonos de contacto alternativos, según el servicio que se necesite. Si, además, cuenta con departamentos bien estructurados, puede redireccionarse directamente el email a la persona en concreto que va a ocuparse de las tareas del empleado que esté ausente.
Hay que recordar que una buena gestión del correo electrónico permite agilizar el servicio y, además, mejora la atención y satisfacción del cliente.
Si a mayores, la empresa cuenta con WhatsApp Business, puede automatizar un mensaje de “fuera de la oficina” o incluso personalizar el texto, para diferentes grupos de contactos: proveedores, clientes… aportándoles una vía de contacto secundaria.
Las redes sociales no descansan
Avisar en tu Facebook o Instagram del cierre por vacaciones o del cambio de horario, permite informar a los seguidores y clientes, antes de que acudan y se encuentren las instalaciones cerradas, con la consecuente insatisfacción que conlleva. De igual manera que se pueden programar determinadas actividades, las redes sociales permiten seguir publicando de manera automática, para evitar perder seguidores o para incluso, conseguir aumentarlos en el periodo vacacional. Casi todas las herramientas sociales tienen su propio programador, pero también existen otras aplicaciones que permiten dejar toda la labor social calendarizada para el tiempo que la empresa no esté operativa.
Con la gestión de redes del Programa Kit Digital, el propio agente digitalizador se puede ocupar de la publicación, pudiendo la empresa desentenderse de esta tarea.
Ciberseguridad y programación de copias de seguridad
En la era digital, donde los ciberataques representan una amenaza constante, es esencial que las empresas se anticipen a los posibles incidentes de seguridad. Y es que, el aumento de los riesgos durante las vacaciones es una realidad, destacando entre los ciberdelitos más comunes el ransomware (20%), según varios estudios.
Por ello, programar copias de seguridad durante el período de cierre por vacaciones también es una medida importante para garantizar la seguridad de los datos críticos y la continuidad del negocio. La tarea de realizar copias de seguridad de todos los datos debería ser independiente del periodo vacacional, dada su relevancia, pero adquiere mayor importancia si la empresa va a estar ausente durante unos días o semanas, ya que, puede seguir recibiendo información necesaria y ésta debe conservarse frente a fallos de servidor, cortes de luz o cualquier otra situación de emergencia, como robos, fenómenos meteorológicos o vandalismo. Si también se han realizado actualizaciones, modificaciones o cambios en los sistemas de forma previa a las vacaciones, es importante realizar una copia de seguridad antes de cerrar. Esto asegura que todos los cambios realizados estén respaldados y se puedan recuperar si fuera necesario. Hay que recordar que en la era de la información, el activo más valioso para muchas empresas son sus datos; deben resguardarse con seguridad y redundancia, es decir, con varias copias, si fuera preciso, para garantizar que siempre puedan conservarse.
Incorporar herramientas de gestión
Una buena gestión de proyectos y tareas permite abarcar el servicio de forma más eficiente. Con el Programa Kit Digital existe la solución de Gestión de procesos que permite, precisamente, poder crear flujos de trabajo y asignar tareas a diferentes personas. Este tipo de herramientas permiten crear listas de tareas, asignar responsabilidades, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso del proyecto de manera colaborativa y transparente. Al controlar los tiempos y poder balancear las cargas de trabajo, la empresa puede trabajar de una manera coordinada y más efectiva.
Las vacaciones deberían ser un momento de calma y descanso, en vez de una dura meta después de una carrera de fondo para dejar todo el trabajo preparado. Con estas cinco claves, las empresas pueden combatir el estrés prevacacional, impulsados por la innovación digital que les permita agilizar, controlar, automatizar y mantener activo y seguro su negocio.
