Las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a grandes gastos y riesgos al no contar con procesos de gestión documental adecuados. Infocopy, para hacer frente a este reto, ha presentado dos soluciones de gestión documental que, afirman, miminizan los costes y optimizan recursos.
Solpheo Suite es la solución para los directores y gerentes que buscan gestionar eficientemente, e incluso de forma colaborativa, documentos, procesos y flujos de trabajo, manteniendo siempre la confidencialidad del entorno.
Esta herramienta, basada en la nube, además cuenta con opciones de comunicación, como la posibilidad de comentar y compartir documentos en tiempo real con otros usuarios. Se integra perfectamente con programas populares como Microsoft Office y SharePoint.
Los usuarios pueden abrir y editar desde la plataforma Solpheo Suite archivos de Word, PowerPoint y Excel, los cambios se guardan automáticamente y admite gestionar versiones y controlar los cambios para evitar confusiones en el equipo de trabajo.
Mientras tanto, en su integración con SharePoint, permite a los usuarios acceder a los archivos almacenados en referida plataforma y viceversa. A su vez, en Solpheo Suite se pueden aplicar los permisos de SharePoint.
En cuanto a los procesos de impresión, Solpheo Suite ayuda a los usuarios a acceder a los documentos que desean imprimir de forma rápida y sencilla al estar sincronizada de forma automática en los dispositivos móviles. El usuario puede imprimir incluso estando fuera de la oficina.
También posee control de impresión, en el cual se establecen reglas, para reducir gastos y desperdicios de papel al evitar impresiones innecesarias. A su vez, ofrece la opción de personalización para incluir información adicional, como por ejemplo el nombre de la persona que realiza la impresión o el número de página.
Por su parte, Sopheo Workplace Cloud, otra de las soluciones basada en la nube de la misma serie Solpheo, permite a las organizaciones almacenar, gestionar y compartir documentos de forma segura y eficiente entre todos los miembros de la misma.
Permite a los usuarios trabajar en un entorno corporativo seguro desde donde deseen siempre y cuando posean una conexión a internet, pues posee fuertes medidas de seguridad como encriptación de datos, control de acceso o autenticación de usuarios. Se puede usar a través del navegador y apps móviles como iOS y Android.
Además, los usuarios pueden visualizar y editar los documentos en tiempo real, mejorando el flujo de trabajo en equipo. Aunque no está diseñada para la gestión de procesos de impresión, sí permite la integración con otras soluciones de Solpheo, como Solpheo Suite y Solpheo Print, para ofrecer una solución completa
