Desde hace un tiempo la factura electrónica está presente en las conversaciones de los departamentos de ventas y marketing. Esta herramienta se ha vuelto esencial para mejorar la eficiencia y, además, en ocasiones es obligatorio su uso en España. En este artículo conocerás la factura electrónica, qué es y las mejores herramientas.
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¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento tributario que se emite y recibe en formato digital o electrónico en lugar de utilizar papel. Se utiliza para registrar y documentar una transacción comercial entre el vendedor y el comprador. La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura impresa en papel y cumple con los requisitos fiscales necesarios.
Las facturas electrónicas suelen contener información detallada sobre la venta de productos o servicios, como los datos de ambas partes, la descripción de los productos o servicios, la cantidad, el precio unitario, el importe total, los impuestos aplicables y otros datos relevantes para la transacción.
Existen dos formatos de factura electrónica:
- Factura electrónica no estructurada: se trata de archivos digitales que se hayan escaneado.
- Factura electrónica estructurada: se basan en un formato que utiliza directamente el lenguaje XML. Se pueden generar y tramitar de manera automática mediante sistemas de facturación y ser admitidas por sistemas informáticos de pago y contabilidad.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
La factura electrónica tiene diferentes funcionalidades. Una de ellas es el registro de transacciones, en el que se apunta el movimiento entre el vendedor y el comprador, es decir, se contabiliza el movimiento. También el cumplimiento fiscal, en muchos países es un requisito legal para reportar y pagar impuestos porque permite a las autoridades supervisar y verificar las transacciones. Por otro lado, la simplificación de procesos contables gracias a la automatización de la generación, envío, recepción y registro de las facturas.
Las facturas electrónicas son más fáciles de archivar y recuperar en comparación con las facturas en papel, por tanto también sirve para almacenar y recuperar los datos. Utilizar esta herramienta reduce los costes porque elimina la necesidad de imprimir, enviar y almacenar documentos.
Otros dos puntos son la eficiencia en el intercambio de información y la sostenibilidad ambiental. En cuanto al primero, facilita la comunicación y el intercambio de datos entre empresas y, lo segundo, es que contribuye a la conservación del medio ambiente al reducir el consumo de papel y la generación de residuos.
Cuándo es obligatoria en España
Las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros deben comenzar a cumplir con la ley Crea y Crece antes del 29 de septiembre de 2023. El resto de empresas y autónomos deberán emitir facturas a otros autónomos y empresas.
Hasta el momento la factura electrónica era obligatoria para cualquier operación con las administraciones públicas.
Las empresas que tengan una facturación menor a 8 millones de euros tienen dos años desde que se aprobó el reglamento.
Normativa de la factura electrónica: ley Crea y Crece
La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, publicada el 29 de septiembre de 2022, declara la obligatoriedad del uso de la factura electrónica de manera empresarial.
La nueva Ley modifica la anterior, denominada de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que contemplaba como obligatoria la factura electrónica solo para entornos públicos y para las empresas privadas prestadoras de servicios al sector público.
Con la nueva ley esta norma se aplica a todas las empresas y profesionales.
Obligaciones del emisor
Las obligaciones del emisor de la factura electrónica son:
- Obtener el consentimiento del receptor, por cualquier medio.
- Crear la factura electrónica mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.
- Remisión telemática de la factura.
- Firma electrónica.
- Conservar la copia de la factura.
- Contabilizar y anotar en registros de IVA
- Garantía de accesibilidad completa.
El emisor de la factura puede subcontratar estas obligaciones sin que eso implique que deje de ser responsable.
Obligaciones del receptor
- Recibir la factura por medios electrónicos, debe conservar los originales firmados.
- Contabilizar y anotar en registros de IVA.
- Conservar las facturas durante el periodo de prescripción.
- Gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa.
Factura electrónica con las administraciones públicas
Desde la anterior legislación el uso de la factura electrónica era obligatorio para la relación con las administraciones públicas. Desde que está en vigor la ley Crea y Crece esto se ha mantenido.
Ventajas de utilizar la factura electrónica
- Ahorro de costes: La factura electrónica elimina los gastos asociados con la impresión, envío postal y almacenamiento de facturas en papel. También reduce los costes de procesamiento y gestión de facturas.
- Agilidad y rapidez: Las facturas electrónicas se emiten y reciben de manera inmediata a través de medios electrónicos, lo que acelera el proceso de facturación y pago.
- Reducción de errores: La automatización en la generación y recepción de facturas electrónicas disminuye la probabilidad de errores humanos en los datos, cálculos y registros.
- Facilita la gestión de archivos: Las facturas electrónicas se almacenan de forma electrónica, lo que facilita su organización y búsqueda. No es necesario dedicar espacio físico para el almacenamiento de documentos en papel.
- Mejora la gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar: La factura electrónica permite un seguimiento más efectivo de los pagos pendientes y las obligaciones de pago, lo que mejora la gestión de flujo de efectivo.
- Sostenibilidad ambiental: Al reducir la necesidad de papel y la impresión en papel, la factura electrónica contribuye a la conservación del medio ambiente.
- Cumplimiento legal y fiscal: Las facturas electrónicas suelen cumplir con las regulaciones fiscales y legales, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
- Mayor seguridad: Las facturas electrónicas suelen contar con medidas de seguridad, como firmas digitales, para garantizar la autenticidad y la integridad de los datos.
- Mayor trazabilidad: Las facturas electrónicas pueden ser rastreadas a lo largo de su ciclo de vida, lo que facilita la auditoría y la resolución de disputas comerciales.
- Facilita la colaboración empresarial: La factura electrónica permite una comunicación más fluida y automatizada entre empresas y sus socios comerciales, lo que mejora la eficiencia en las relaciones comerciales.
Tipos de facturas electrónicas
Hay dos tipos de facturas electrónicas:
- Facturas en formato estructurado: la factura estructurada contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos gracias a la utilización del lenguaje XML.
- Facturas en formato no estructurado: las facturas en formato no estructurado suelen ser documentos escaneados, lo que implica que tienen que ser procesados para introducirlas en los sistemas informáticos del receptor y requiere una intervención manual.
Elementos de una factura electrónica
Las facturas electrónicas tienen una serie de elementos que deben aparecer. Estos son los siguientes:
- Número o serie de la factura: esto ayuda tanto a la autoridad como al contribuyente a llevar un seguimiento del caso. Este dato se suele generar de manera automática.
- Fecha de emisión del documento: la fecha es necesaria para el control de la contabilidad y el cumplimiento de las obligaciones fiscales, ya que representa el día de la operación comercial.
- Datos del emisor: debe incluir el número de identificación fiscal (NIF). También suelen pedir el dominio fiscal, teléfono o correo.
- Datos del receptor: Se piden los mismos datos que en el emisor para dar certeza de ambas partes y a la autoridad fiscal de que la transacción es transparente.
- Tipo de factura: puede ser de ingreso, de comprobante de pago, de traslado, de nómina…
- Uso de la factura.
- Concepto: señala el motivo o la transacción comercial que se está realizando.
- Descripción: integra otros campos como la cantidad, la unidad de medida del bien y su clase.
- Importes: representa lo que en números ha generado esa transacción comercial específica, por lo que se debe aclarar cuál es el importe total, la base gravable o imponible.
- Registro mercantil.
- Tipo de moneda.
- Método y forma de pago: es la manera de identificar que las transacciones son reales.
- Validación.
- Fecha de vencimiento.
Herramientas para hacer la factura electrónica
A la hora de elegir qué herramienta utilizar para hacer la factura electrónica no solo hay que conocer cuáles son las más recomendables del mercado, sino que es importante que se adecúen a las necesidades específicas del negocio, el software evolucione a la vez que tu empresa y que cumpla con los estándares de seguridad y protección.
Herramientas gratuitas
Entre las numerosas herramientas gratuitas destacan las siguientes:
- Holded: está ubicado en la nube y como particularidad tiene que se sincroniza de manera automática con el resto de aspectos de la empresa.
- Senior Factu: el servidor es local y permite hacer un seguimiento del ciclo de ventas.
- Jasmin: ubicado en la nube, cuenta con tablas de impuestos y motivos de exención.
- Docuten: también en la nube. Puedes editar y recibir firmas en los documentos.
- Contamoney: en la nube, destaca por su seguridad y funciones multimoneda.
Herramientas de pago
- Mgest: cuesta 12.05€ al mes y está ubicado en la nube. Emite las facturas recurrentes de manera automática y se pueden personalizar.
- Factusol: 18€ al mes. El software está en local y cuenta con un control de inventario.
- Visionwin: ubicado tanto en local como en la nube, cuesta 22,9€/mes. Según la necesidad la aplicación te ofrece una plantilla diferente.
- Zuora: en la nube, no tiene un precio fijo sino que es a medida de cada cliente. Cuenta con más de 20 métodos de pago distintos.
- Odoo: Se encuentra en local y en la nube por un precio de 11,90€ al mes. Tiene un modelo de desarrollo de código abierto.
- Alegra: la herramienta de pago más económica, cuesta 5€ al mes y está en la nube. Permite importar las facturas fácilmente a Excel.
- Contasol: se integra fácilmente con Office. Cuesta 22€ al mes y está tanto en local como en la nube.
