Hoy día el proceso de gestión de gastos profesionales exige una alta inversión de tiempo por parte de los empleados, los departamentos responsables, Financieros o de Recursos Humanos, y un alto coste para las empresas. Por este motivo, Expensya, desarrollador de software para la automatización de notas de gastos, recomienda seguir unos sencillos pasos que cubren todo el ciclo administrativo y contable de dichos gastos para su óptima gestión.
Efectivamente, muchas empresas, que ven cómo se reactiva lentamente la actividad profesional en algunos sectores, deben enfrentarse al reto de mantener al día los gastos profesionales de sus empleados, validarlos y reembolsarlos, siendo éste un proceso largo y tedioso. En este sentido, las nuevas tecnologías contribuyen a mejorar todo este proceso con el consecuente ahorro de tiempo y dinero para las empresas, además de contribuir al cumplimiento de normativas vigentes.
Las siete reglas para la gestión eficaz de gastos profesionales
Una eficiente gestión de los gastos profesionales sigue siendo un quebradero de cabeza para muchas organizaciones, además de poder causar pérdidas económicas sustanciosas. Y es que, el proceso de entrada de datos, justificación, entrega, revisión y validación, contabilización y reembolso, ya sea de kilometraje, peajes, billetes de tren, aparcamiento, comidas, entre otros, puede ser simplificado, según Expensya, siguiendo unos sencillos pero importantes pasos:
1. Prever los costes: Una de las principales reglas para una buena administración de presupuestos es la anticipación de los costes. Es decir, cuando los empleados llevan a cabo viajes de negocios o realizan a menudo comidas de negocios u otros gastos de representación, es esencial anticipar y prever qué partida presupuestaria está destinada a estos fines. De esta manera, es posible asegurarse de tener los recursos necesarios para llevar a cabo todas estas actividades y, así, evitar cualquier sorpresa negativa.
2. Establecer un límite máximo para cada tipo de gasto: Derivado del primer punto de la prevención de costes, es necesario que, para una gestión óptima de los informes de gastos, la empresa defina un límite máximo para cada tipo de gasto: comida, transporte, alojamiento, etc. Esta regla también debe aplicarse a todas aquellas empresas con filiales, bien nacionales o en el extranjero, ya que todo ello podrá garantizar una mejor supervisión y control de todos los gastos.
3. Definir una política de gastos: Para facilitar la gestión de las notas de gastos, es necesario definir una política de gastos clara y precisa, que permita controlar, clarificar y agilizar todo el proceso. Los elementos más importantes para tener en cuenta a la hora de crear una buena política de gastos son:
- Determinar qué tipos de gastos serán reembolsables
- Establecer límites para cada tipo de gasto
- Definir un plazo razonable de reembolso
- Listar la información obligatoria a proporcionar para justificar un gasto
- Verificar que se respeten las leyes en vigor
Sin una clara política de gastos, pueden surgir errores y anomalías importantes que afecten todo el proceso de gestión de notas de gastos.
4. Formar a los nuevos empleados: Una vez definida la política de gastos, hay que informar a los empleados. Efectivamente, el control no se limita a establecer un proceso de verificación ágil, sino que también se ocupa de la formación y concienciación de las reglas a todos los empleados. Según un estudio de Sodexo BI, el 14% de los empleados no conoce la política de gastos de su empresa. De este modo, la comunicación a los empleados de las reglas y de su porqué permite una mejor comprensión, una mejor aplicación de los respectivos procesos internos y, por tanto, un mejor uso de la partida presupuestaria asignada a cada empleado o departamento.
5. Respetar las fechas de reembolso: El proceso de reembolso de gastos puede llegar a ser relativamente largo, generando así descontento en los empleados. El reembolso de los informes de gastos es complejo de llevar al día, y resulta aún más complicado si la validación es manual.
Por ese motivo, es necesario establecer y respetar unas fechas de reembolso de gastos razonables y realistas. En este sentido, existen soluciones que controlan de forma sencilla y automatizada dichos procesos, facilitando todo el proceso. Del mismo modo, para acelerar el proceso de reembolso, es preferible que los empleados envíen su solicitud de reembolso tan pronto como finalicen su misión, para agilizar todavía más el reembolso.
6. Evitar el fraude y los errores en las notas de gastos: A pesar de todos los puntos anteriormente citados, existe el riesgo de que lo empleados intenten engrosar sus notas de gastos o incurran en el error de duplicarlos. Es lo que comúnmente se denomina “fraude interno”. Cuando las notas de gastos se procesan manualmente, es mucho más fácil que dichos errores o fraudes pasen inadvertidos. Para evitar cualquier incidente de este tipo, la empresa debe establecer un sistema completo de verificación y control de notas de gastos. Una buena solución para ello es la implementación de una herramienta de gestión de notas de gastos que permita detectar el fraude y errores en estos gastos gracias a un módulo antifraude.
7. Auditar regularmente las notas de gastos: Las empresas que utilizan una herramienta de gestión de notas de gastos que les facilita el seguimiento y el control de los gastos, también tienen acceso a auditorias regulares que facilitan la identificación de los puestos con los gastos más elevados y la detección de gastos que puedan ser considerados anormales.
Pero ¿por qué efectuar una auditoría interna de informes de gastos? La respuesta puede parecer obvia, pero esta práctica permite a la empresa examinar todo el proceso de gestión de informes de gastos, identificar y limitar las desviaciones, y a la vez, ahorrar tiempo y dinero. La auditoría también ayuda a reducir los conflictos internos, así como el riesgo de fraude en los gastos profesionales de los empleados.
