Las empresas de Estados Unidos gastan al año en torno a 8.000 millones de dólares en la gestión del papel, ya sea imprimiendo documentos, albaranes o facturas, según un informe.
A pesar del avance de la tecnología, seguimos viviendo rodeados de papeles y librarnos de ellos resulta ineficiente y también caro.
Sin embargo, si usamos el almacenamiento en formato digital lograremos obtener, en primer lugar, seguridad, pues en caso de robo o incendio el contenido siempre estará a salvo. Además, varios empleados podrán trabajar de forma simultánea en un mismo documento y desde lugares deferentes. También ganamos en inmediatez, pues con la cámara del móvil podemos escanear cualquier documento. Obviamente, también conseguiremos inmediatez, pues un documento digitalizado puede ser enviado por correo electrónico o cualquier servicio con mensajería instantánea. Y por último, le haremos un gran favor al medioambiente reduciendo la tala de árboles.
Estas son algunas de las aplicaciones que puede descargarse para librarse del papel:
– CamScanner (iOS/Android). Emplea la cámara del smartphone o tableta para escanear los recibos, facturas y todos los documentos que nos lleguen en papel.
– OneDrive/Dropbox (iOS/Android/WP): Son repositorio en el que almacenar los documentos escaneados y trabajar con ellos de forma compartida.
– AbbyyCardScanner (iOS/Android): Procesa tarjetas de visita, extrayendo los datos relativos al contacto y si lo deseamos, añadirlo a nuestra agenda, con la ventaja añadida de que la aplicación puede completar los datos de ese contacto obteniendo información de sus perfiles en LinkedIn y Facebook.
– Evernote/OneNote(iOS/Android/WP). Con ambas se pueden tomar notas y organizarlas por carpetas, añadir fotografía o dibujar con el dedo. Luego se exportarían cualquier otra aplicación o contacto.
