La gestión del control horario, además de una necesidad legal, es uno de los principales quebraderos de cabeza de los responsables de RRHH. Estas son algunas de las principales dificultades a la hora de gestionar la presencia y ausencia de los trabajadores y cómo solventarlas.
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Pérdida de tiempo solventando incidencias
Uno de los principales problemas con los que se encuentran los directores de RRHH es el tiempo que se invierte en solucionar las incidencias producidas por herramientas desconectadas, que no cuentan con la tecnología para integrar las vacaciones y ausencias con la presencia en una misma herramienta.
Muchas empresas gestionan las solicitudes de ausencias por email, papel o en hojas de Excel, por ejemplo, que no les permite adjuntar justificantes. De ese modo, los responsables de equipo pierden horas y horas buscando y solicitando justificantes, revisando quién trabaja y quién no está disponible. Lo que les impide enfocarse en tareas de valor.
Procesos de RRHH no digitalizados
Del mismo modo, uno de los escollos en la gestión del control horario es la falta de digitalización. Puesto que la Ley de Control horario no especifica si se debe realizar con una herramienta destinada para ello, son muchas las empresas que optan por seguir haciendo el registro en papel o en hojas de Excel. “Las empresas pierden mucho tiempo al registrar de forma manual las horas trabajadas y los motivos de ausencia, además que el margen de error es mayor y los datos obtenidos no son fiables” comentan desde Woffu, empresa encargada de la gestión de horarios.
Además, en muchas compañías, las herramientas utilizadas no permiten gestionar el fichaje de un modelo de trabajo híbrido o un modelo de trabajo solo a distancia. Por lo tanto, al no disponer de esta digitalización la empresa carece de datos e información que ayude a entender su realidad, como índice de absentismo, departamentos que más teletrabajan, etc.
Falta de visibilidad de los días de ausencia y presencia
Otro de los problemas comunes es que la empresa suele carecer de visibilidad de los días de ausencia y presencia de los empleados o entre equipos. Esto se traduce en una pérdida de tiempo preguntando o buscando en emails o notificaciones la disponibilidad del resto del equipo. Relacionado con esa falta de visibilidad se encuentra el hecho de que los empleados pueden creer que sus horas extra no se registran. Esto conlleva que los empleados estén descontentos y desconfiados.
Herramientas que no cumplen las necesidades
Puede ocurrir que se haya contratado un software de RRHH, pero cuando los empleados y responsables lo utilizan para registrar la jornada laboral, o para solicitar horas médicas, la herramienta no alcanza los estándares de usabilidad. O no permite una conexión a tiempo real con visualización en cualquier dispositivo. En este caso, lo mejor es probar la herramienta antes de estipular un acuerdo. Asegurarse que es user friendly y que responde a las necesidades tanto de los empleados, como responsables de RRHH. Se debe intentar que el uso de la herramienta de registro laboral sea lo más fácil y llevadero posible, así será posible asegurar su uso diario y la adopción plena por parte de la plantilla.
Ley de Control Horario
Pese a que ya hace más de cuatro años de la implantación de la Ley de Control, todavía es un aspecto de la gestión empresarial que sigue generando controversia y polémica. De hecho, según datos publicados por Grupo SPEC, la mitad de las empresas no pasarían una inspección por el registro horario a los tres años de la ley. De hecho, desde septiembre del 2019 hasta mayo del 2022 los inspectores han detectado un total de 3.299 infracciones en materia de registro de jornada en toda España y han impuesto un total de 4,7 millones de euros en multas.
