Tanto si las empresas operan en un escenario de abundancia como si lo hacen en un entorno en el que escasean los recursos es necesario que planifiquen su presupuesto conforme a los objetivos que establezcan, las políticas estratégicas que diseñen y los recursos materiales, económicos y humanos con los que cuenten. La idea es conseguir un marco de referencia sobre el que poder operar conforme a unas reglas pre-establecidas que determinen el qué, el cuánto, el cómo y el cuándo.
La actividad de planificación presupuestaria impactará sobre otras muchas variables estratégicas que aplican en el éxito o el fracaso del negocio. Por eso es importante que el presupuesto se genere como un plan, integrado y coordinado, que refleje en términos económicos y/o financieros, los recursos destinados a las operaciones que forman parte de la organización, acotado en un período de tiempo concreto.
Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “planificar permite a las empresas disponer de una hoja de ruta para alcanzar los objetivos conforme al uso de los recursos adecuados. La planificación presupuestaria no solo define un marco de referencia, sino que permite la alineación de toda la organización en torno a unas metas comunes y compartidas. Es importante tener claro qué es lo que se necesita ingresar y el máximo que se puede gastar para mantener el negocio saludable. Y es importante mantener la vista puesta también a largo plazo. Es decir, mostrar y comparar el desempeño económico de pasado a futuro, analizando el progreso de los recursos invertidos y los objetivos alcanzados para propiciar la mejora continua de los resultados”.
Desde Datisa se proponen algunas recomendaciones para elaborar una planificación presupuestaria óptima siempre aprovechando las facilidades que proporcionan los sistemas de gestión de recursos empresariales -ERP-. Estas recomendaciones pasan por:
- Planificar los ingresos, es decir, proyectar a corto, medio y largo plazo las entradas de dinero en la empresa, ya sean derivadas de la comercialización de sus productos o servicios -habrá que determinar qué cantidad se espera vender en un período de tiempo concreto-, de la venta de algunas de sus propiedades, inmovilizados, etc., de la optimización eficiente de su almacén -si es que lo tiene-, o proveniente de alguna fuente de financiación ya sea externa -bancos, nuevos inversores, etc.- o interna, -mas aportaciones de los socios, por ejemplo-.
- Planificar los costes y los gastos, no solo los costes que tienen que ver con los impuestos, las devoluciones o cancelaciones de pedidos, las comisiones, el pago a proveedores, las mermas y pérdidas, etc., sino todos los costes relacionados bien con la producción y/o comercialización del producto/servicio -materias primas, herramientas y personas o servicios contratados, insumos para la producción, etc.-, bien con el gasto operativo -el que tiene la organización incluso cuando no se produce ninguna venta. Entre estos gastos operativos cabe señalar el asociado al personal -salarios y todo tipo de beneficios sociales, por ejemplo- y los gastos fijos asociadas a la actividad natural del negocio -alquiler y/o hipoteca de la sede social, suministros, etc.-
- Proyectar simulaciones en diferentes escenarios, avanzando desde un entorno absolutamente realista, hasta el diseño de otras versiones más optimistas y pesimistas. La idea es disponer de un modelo de actuación que permita ofrecer respuestas rápidas y eficientes, dentro de un protocolo, a cualquier situación que pueda presentarse. En un escenario realista, la planificación presupuestaria será un reflejo de lo acontecido para alcanzar los objetivos; en un escenario pesimista se habrán tenido en cuenta las fluctuaciones y cambios en el mercado o en el entorno -ya sea una bajada sustancial en el tipo de cambio de moneda, o una disminución drástica de las demandas que apunten a una modificación en el comportamiento de los potenciales clientes-; en un escenario optimista se reflejarán las mejores condiciones posibles, dando por hecho que la empresa navegará a favor del viento. En este caso concreto, además de cumplir los objetivos, lo que se establecen son planes adicionales que permitan aprovechar las oportunidades que vayan surgiendo.
- Analizar los resultados para monitorizar lo sucedido, cómo se persiguieron los objetivos, qué desviaciones se han producido, dónde y por qué. Es decir, evaluar lo planificado y lo conseguido. Es una manera de afianzar la toma de decisiones en base a los datos que se derivan de acciones concretas.
