Muchas empresas todavía están luchando por deshacerse de viejos hábitos y abandonar el papel cuando se trata de procesar sus facturas. Sin embargo, a través de está digitalización es posible reducir a la mitad el coste global del procesamiento de una factura. Ahora ya sólo queda elegir la herramienta adecuada para dar ese paso, una herramienta que se ajuste al volumen y a la organización de esas facturas.
El coste de una factura en papel es desorbitante. Esto se debe a la multitud de procesos internos, desde la recepción del pago, el archivado, etc. Y no sólo el tiempo y el coste son considerables, este método también puede planear riesgos de error, datos mal introducidos…
Por el contrario, se estima que una empresa que ha puesto en marcha un sistema informático para sus facturas ha reducido a más de la mitad los costes. Con este tipo de herramientas, se eliminan múltiples intercambios de correos electrónicos y llamadas telefónicas, además proporciona seguridad, trazabilidad y accesibilidad a todos los datos.
Sin embargo, para cambiar a este método de facturación, no hay que hacerlo por capricho. La toma de decisión estará en función de la organización de la empresa (centralizada o descentralizada) y su volumen, ya que sus necesidades no serán las mismas dependiendo de estas dos variables. Existen tres herramientas, independientes o complementarias disponibles:
– El sistema LAD/RAD: una lectura y un reconocimiento automático de los datos que le permitirá dividir por cuatro el promedio de una factura. La inversión tiene sentido si la empresa tiene un promedio de 8.000 o 10.000 facturas al año.
– El flujo de trabajo: el sistema de flujo de datos permite que cada documento sea aprobado por una persona competente. Esto proporciona trazabilidad y visibilidad, por lo que es imposible perder el rastro a la factura, sobre todo si tiene en cuenta los posibles sistemas de alerta que se pueden implementar.
– La Gestión de datos electrónicos: para las facturas entrantes, esta gestión de datos electrónicos permite la indexación y archivo óptimo. Las facturas están permanentemente disponibles y son inmediatamente identificables, lo que mejora en gran medida el aspecto colaborativo.
Las empresas no tienen que poner en práctica estas tres herramientas para optimizar el procesamiento de sus facturas entrantes. Pero, lo que no se puede permitir una empresa es perder el tiempo entre los montones de facturas entrantes, buscando el rastro de una de ellas que ha desaparecido o se ha olvidado. Seguramente, una u otra herramienta será beneficiosa para la empresa. Lo único que queda es ponerse en manos de especialistas para saber qué herramienta es la más adecuada para su tipo de empresa e implementarla de manera inmediata, así ahorrar costes y tiempo en las facturas.
Javier Moreno, Consultor Finance de Talentia Software
