El verano en España se alarga y las altas temperaturas obligan a la mayoría de trabajadores a coger vacaciones en julio y/o agosto. Esto hace que las empresas queden vacías y la productividad baje. No obstante, desde hace unos años la mayoría de pymes intentan mantenerse activas y hacer turnos de vacaciones para no cerrar, pero una mala organización hace que los que están trabajando no puedan resolver ciertos problemas y haya que esperar a que vuelva el compañero. Esto convierte a la empresa en un caos y hace que muchos clientes estén insatisfechos.
Actualmente, la tecnología ha dado solución a estos problemas estivales. Un CRM puede registrar todas las conversaciones que se tengan con un cliente (emails, llamadas, reuniones…) o notas privadas y actividades realizadas o pendientes por hacer. Toda la información se queda guardada de manera cronológica y está accesibles a un sólo clic en la ficha de ese cliente. De forma que en vacaciones, cualquier compañero puede acceder a tu información y sustituirte.
“En los últimos 10 años he montado 4 empresas. Con las 2 primeras, Bocetos y Totombola, tengo que reconocer que los primeros años el verano era un caos. Hasta que eso cambió a una oportunidad. Probé casi todos los CRM del mercado pero estaban pensados y diseñados para grandes empresas y no se adaptaban a las pymes como la nuestra así que decidí desarrollar mi propio CRM que cubre nuestras necesidades de pequeña empresa”, asegura Tomás Santoro, emprendedor y fundador de SumaCRM.
Durante las vacaciones al poder continuar el resto del equipo el trabajo de otro, con cero esfuerzo, todos los empleados aprenden de la forma de trabajar de sus compañeros. Y no sólo eso, cada trabajador puede dar feedback tanto de lo que cree que está bien como de lo que se puede mejorar.
Antes de existir los CRM, quienes se iban de vacaciones tenían que dejar reportes de su trabajo que en muchos casos consisten en escribir documentos, reenviar emails y hacer una reunión en la que le cuentas con todos los detalles en qué fase estás con cada cliente. Esto supone que aunque la empresa no cierra, todos sus trabajadores dedican al menos un par de jornadas a dejar todo listo para pasárselo al compañero. Un CRM facilita el intercambio de tareas.
“Esta facilidad de intercambiar tareas e información cobra aún más relevancia en el caso de una baja. Normalmente las vacaciones son programadas y, aunque nos lleva tiempo, nos permite hacer esas reuniones y reportes para los compañeros pero cuando hay una baja por una enfermedad inesperada es bastante común acabar con clientes enfadados o desinformados porque los otros miembros del equipo no han hecho lo que el cliente necesitaba o esperaba”, explica Santoro.
Un CRM ayuda a aumentar la productividad de las empresas en un 50%. Estos softwares de gestión ayudan a organizar el día a día pero también a que cualquier persona de la empresa pueda retomar la actividad de otra cuando se va de vacaciones o se produce una baja.
Santoro asegura de que “perdemos muchísimo tiempo cada día buscando emails con información de clientes o respondiéndolos y solicitando información a otros, si a esto sumamos que parte del equipo está de vacaciones las búsquedas son aún más tediosas y muchas veces no tenemos acceso al email del compañero con la información que necesitamos. Además hay información que se ha recibido a través de llamadas y rara vez queda reflejada en ningún sitio. Un CRM almacena toda esta información y facilita el acceso de otros compañeros”.
El CRM ayuda a la optimización de procesos internos y aumenta la capacidad de análisis y gestión. Gracias a esta herramienta los equipos pueden organizarse mejor el trabajo sin que quede ninguna tarea sin hacer incluso cuando algunos miembros están de vacaciones o hay alguna baja médica. La atención al cliente es más exhaustiva ya que ninguna de las peticiones o preguntas quedan sin contestar. Las pymes se han dado cuenta de la importancia de la organización interna y actualmente invierten y apuestan por todo avance que les pueda ayudar en su gestión tanto interna como con clientes.
