Viladasens es un pequeño pueblo gerundense de unos 180 habitantes en el que sus vecinos van a poder realizar de forma electrónoca prácticamente todas las gestiones que habitualmente se desarrollan en su ayuntamiento. Este proyecto de ayuntamiento digital ha sido realizado por Apeiron Software y Fujitsu, y para su implantación han suscrito un convenio con el Ayuntamiento de Viladesens y el Ministerio de Administraciones Públicas.
Los ciudadanos pueden ahora consultar documentos y notificaciones por vía telemática y gestionar electrónicamente temas de juzgado de paz o del registro civil. El proyecto partió de una idea de Apeiron Software, empresa gerundense que trabaja en el desarrollo de programas informáticos de gestión municipal. Para el desarrollo de este proyecto, Apeiron ha contado con la colaboración de Fujitsu, que ha diseñado las soluciones de digitalización de la información, parte fundamental del proyecto. Ambas compañías han creado un potente archivo digital, denominado “Carpeta Ciudadana”,donde los vecinos pueden consultar documentos presentados en el ayuntamiento, datos del padrón, estado de recibos tributarios o facturas. Además, permite poder realizarlo, no sólo en horario municipal, sino desde cualquier lugar del mundo, en todo momento y cualquier día.
Esta iniciativa comenzó hace dos años y se trata de un proyecto abierto que crece año a año. Según sus promotores, el cambio que ha experimentado Viladasens es radical y afectará a todas las áreas municipales, empezando por la digitalización de la documentación municipal. Una de las prioridades fundamentales del equipo de gobierno municipal es facilitar la gestión de los ciudadanos. Gracias a este proyecto, todos sus vecinos podrán, sin necesidad de desplazarse, interactuar administrativamente y esto ha sido posible gracias a los convenios de colaboración entre organismos locales, tales como la Agencia Catalana de Certificación, el Ministerio de Administraciones Públicas, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y la Dirección General del Catastro, entre otros.
El proyecto se desarrolló en cinco fases. En priemra instancia, se implantaron las herramientas de gestión interna y se instruyó al personal en su uso. En la segunda fase se establecieron los dispositivos de digitalización y se empezó a capturar la documentación que entra y sale de la entidad, guardando igualmente los originales en papel. En un tercer estadio, se integró la firma electrónica para dar validez a las copias digitales de los documentos. En la cuarta fase, se dio acceso a la plataforma a los cargos electos del ayuntamiento, que de esta manera podían consultar la documentación referente a sus áreas de responsabilidad de forma rápida y sencilla, accediendo a las copias digitalizadas desde sus casas, si así lo desean. Ya en la quinta fase se iniciaron las notificaciones a los interesados externos a la entidad, usando tanto correos electrónicos, SMS, o incluso notificaciones telemáticas, utilizando el sistema de notificaciones de correos.
