Hedonai es una empresa gallega dedicada al sector de la estética que cuenta en la actualidad con 22 centros a lo largo de la geografía española y que atiende a 50.000 personas cada año. La compañía no contaba con un sistema informatizado que optimizase las operaciones de gestión de citas, sino que se hacían directamente a mano mediante hojas y libros de notas. Ésto se traducía a menudo en errores humanos, por los frecuentes cambios que suponen los tratamientos de larga duración o los imprevistos de tanto clientes, como personas de la clínica. Además, tampoco existía un archivo histórico para analizar las causas de los fallos y mejorar así la calidad del servicio.
Ante este panorama, Hedonai decidió renovar por completo la estructura interna de todos sus centros. Tras realizar un estudio de las distintas soluciones que ofrecen los proveedores, la firma se decantó por la solución Agenda 4D de la empresa Asemat. Gracias a la tecnología 4D Server, el despliegue de la aplicación en los distintos centros resultó fácil, rápido y económico. El sistema permitió volcar integralmente la gestión de citas en un soporte digital, accesible en tiempo real en cada centro, así como desde la sede nacional.
El programa informático ofrece todas las funciones que requiere este tipo de actividad: control de citas, tratamientos médicos, asignación de tareas diarias a los equipos, disponibilidad de los aparatos, historial de actividad, reportes y herramientas de análisis tanto locales como centralizadas. Otro beneficio de la solución es la flexibilidad del sistema en cuanto al número de usuarios en cada centro, pudiéndose extender su capacidad, de uno o dos usuarios, a decenas de puestos en cuestión de minutos.
Los resultados de Agenda 4D no se hicieron esperar. Se redujeron en 95% las incomparecencias registradas por la compañía en 2008, se disminuyeron los tiempos de espera y se consiguió un incremento del grado de satisfacción del cliente del 25%. Además, el software ha mejorado el nivel de coordinación de los equipos y la organización de las tareas diarias, teniendo en cuenta que la metodología de los centros de trabajo requiere de un proceso que compromete siempre a distintas personas que deben trabajar juntas de manera estructurada.
Pilar Zandueta, responsable del área de marketing online y comunicación de Hedonai, ha señalado que ahora ya tienen una herramienta de gestión y de control que les permite medir el proceso para asegurar que las actividades se ajusten a lo planificado. “Si algo falla, la Agenda 4D te permite modificar fácilmente un planning y adecuarlo al momento”, afirma Zandueta.
