La empresa de recursos humanos Michael Page, que actúa en 28 países distintos, lleva más de 32 años dedicándose a la captación de profesionales. El volumen de información que la compañía tiene que gestionar ha crecido de forma exponencial en los últimos años. Como consecuencia de ello, algunos procesos de back-office empezaban a perder la eficiencia que la compañía necesitaba. En concreto, se identificaron puntos susceptibles de mejora en las áreas de proceso de documentos por fax y en las comunicaciones con clientes.
Fue entonces cuando el grupo se vio obligado a buscar una solución que cubriese las nuevas exigencias del negocio. La decisión fue automatizar los procesos de comunicación y tratar de resolver los problemas de cuello de botella, instalando un sistema moderno y rápido de gestión de procesos empresariales. Michael Page eligió la solución de Esker para automatizar los procesos de comunicación con clientes, empleados y proveedores.
El proyecto de implantación comenzó en septiembre de 2007 y se llevó a cabo en dos fases. En un primer momento, se procedió al envío y recepción de documentos por fax sobre IP para las oficinas de España y Portugal. Aprovechando la infraestructura de VoIP existente, se integró la solución Esker Fax con Microsoft Exchange y se habilitó el envío y la recepción de unos 36.000 faxes anuales desde Outlook. En la segunda fase de implantación se procedió a la externalización del envío de facturas, remitiéndolas a los clientes españoles desde la plataforma Esker Mail on Demand. Las facturas se envían ahora en formato tradicional al centro de producción de correo postal de Esker en España donde se realiza la impresión, ensobrado y puesta en correo.
Una de las principales ventajas ha sido la flexibilidad en los envíos gracias a la automatización, lo que le permite al departamento de facturación ser más eficiente y poder gestionar un mayor volumen de documentos. Ante los buenos resultados obtenidos, Michael Page pretende extender en breve el uso del envío de la factura a través de Esker On Demand a sus filiales de Italia y Portugal.
José Ramón Muñoz, director de informática de Michael Page para Europa del Sur, señala que el envío de documentos por fax integrado, email y correo externalizado dinamiza la gestión de la compañía, al mismo tiempo que recorta gastos generales. Además, se ahorrarán la compra de 240 kilos de papel, equivalente a cuatro árboles, gracias a las 12.000 facturas que enviarán a través de la plataforma Esker Mail on Demand, según ha destacado el directivo.
