Cristina López Albarrán.
El crecimiento en la actividad comercial y de marketing que ha venido experimentando el teatro barcelonés en los últimos años hizo necesaria la incorporación de una solución que permitiera homogenizar su sistema de información. No en vano, Teatre Lliure, creado en 1976 y que a día de hoy es un centro de referencia en España, debía ganar en eficiencia en su comunicación, dada la variedad y cantidad de actores con los que está en contacto: desde abonados, suscriptores, promotores y prensa hasta instituciones como escuelas, bibliotecas, compañías de danza e, incluso, la administración pública.
La eficacia demandada la encontró en una solución basada en Microsoft Dynamics CRM y que Dreissig, compañía que proporciona soporte tecnológico en las áreas de consultoría informática, integración y técnica de sistemas, implementó en el departamento de comunicación del cliente, sección en la que actualmente trabajan 12 personas. Concretamente la propuesta se tradujo en la automatización de la difusión de las comunicaciones emitidas por la organización. En este sentido, los envíos se sistematizaban diferenciando si se trataba de correo electrónico o postal y de acuerdo a las diversas suscripciones que las cuentas o los contactos tienen asociadas a cada tipo de difusión. Por otro lado, también implicaba la gestión de las reservas de localidades y el control de asistencia y de los distintos tipos de abono, al igual que las invitaciones de protocolo a los estrenos de cada espectáculo atendiendo a las categorías de los socios (VIP, prensa…) y la información sobre temporadas, funciones, programación, participantes y autores.
Otro aspecto optimizado fue la sincronización entre el portal web de Teatre Lliurey el CRM, de tal manera que se pudiera cargar de forma automática las suscripciones al boletín semanal. Asimismo, se ha simplificado el proceso de convocatoria de ruedas de prensa y pases fotográficos de los distintos espectáculos.
Complementando estas prestaciones, el integrador de sistemas y consultor, cuya plantilla está compuesta por 45 técnicos y que en tan sólo 6 años ya ha operado para 25 clientes, instaló en el cliente dos servidores de virtualización redundantes de alta disponibilidad de la familia HP ProLiant DL360 G5 con doble procesador QuadCore Xeon y 16 Gb de RAM. Tecnología de almacenamiento compartido a través de canal de fibra HP Modular Smart Array 2012FC que está conectada a una red SAN mediante una solución conmutada.
El proyecto, que se llevó a cabo en tres meses para que estuviera listo el 1 de septiembre, justo cuando daba inicio la temporada del teatro, supuso para la compañía teatral claros beneficios. En primer lugar, la centralización de todos los datos gestionados por el departamento de comunicación que, hasta entonces, residían en aplicaciones a medida no relacionadas unas con otras.
En segundo término, la llegada del software de Microsoft a los equipos informáticos del Teatro Lliure ha permitido la automatización de muchos procesos manuales, lo que ha hecho posible disminuir la generación de datos erróneos o inconsistentes, como suscripciones al boletín semanal, convocatorias de prensa o reservas de abonos. Por otra parte, el coliseo dispone, a su vez, de una única herramienta para todos los trámites propios del departamento en el que se ha implementado, redundando en la eficiencia de la gestión diaria y en la formación del personal.
Finalmente, otra de las ventajas que concede esta implementación es la opción de poder sincronizar el CRM con el sistema ERP. Además, se abre la posibilidad de instaurar la solución en otros departamentos del teatro, despliegue que ya está previsto para finales de este año.
Las claves
El problema: falta de eficiencia en el sistema de información del teatro debido al crecimiento de su actividad comercial y de marketing.
La solución: Microsoft Dynamics CRM con hardware HP para garantizar la disponibilidad del servicio.
El plazo: la implantación se realizó en 3 meses.
Los beneficios: centralización de la información, automatización de procesos manuales y unificación en una única herramientas las gestiones del departamento de comunicación.
El partner: Dreissig, consultor e integrador de sistemas que cuenta con dos oficinas, una en Madrid y otra en Barcelona, y 45 técnicos en plantilla. En su haber destacan 60 proyectos y 25 clientes en 6 años y 3 millones de euros de producción total.
El cliente: Creado en 1976 por un grupo de profesionales vinculados al teatro independiente, Teatre Lliure se ha convertido en uno de los referentes escénicos del panorama teatral español. En su equipo directivo estuvo LLuís Homar, protagonista de la última producción de Almodovar “Los Abrazos rotos” y de la mini serie del 23-F.
