Retribuciones mal calculadas, errores en los datos del empleado, situación personal y familiar no actualizada, situaciones contractuales y laborales que han cambiado, mala aplicación de pluses y reducciones… La gran cantidad de variables que hay que tener en cuenta a la hora de cumplimentar una nómina hace que una de cada tres empresas cometa errores a la hora de rellenarlas, según estimaciones de RB Ruiz Beato Abogados, especializados en aportar soluciones y servicios en asuntos laborales, fiscales y jurídicos.
El problema principal es que no existen dos nóminas iguales: las condiciones contractuales o la situación personal de cada empleado hacen necesaria la incorporación de más variables a supervisar y tener en cuenta a la hora de calcular las prestaciones y los conceptos retributivos abonados a cada trabajador. Por eso, la nómina suele ser un motivo de discusión habitual todos los meses en la empresa, una fuente de desmotivación y conflicto y un quebradero de cabeza para las pymes y emprendedores ya que puede convertirse en un gasto importante si no se detecta a tiempo un cálculo erróneo de pago.
Por ejemplo, según el Estatuto de los Trabajadores, no consignar en la nómina las cantidades realmente abonadas al trabajador constituye una infracción administrativa grave, sancionada con una multa de entre 626 a 6.250 euros; mientras que no entregar puntualmente el recibo de salarios al empleado constituye una infracción administrativa leve, sancionada con una multa de entre 60 y 625 euros.
En este sentido, para prevenir problemas legales y sanciones económicas, desde RB Ruiz Beato Abogados repasan algunos de los errores habituales que se cometen en la preparación de las nóminas:
- No planificar con tiempo. Parece mentira que con todo un mes de ventaja para preparar las nóminas, en la mayoría de las ocasiones, se acaben gestionando la última semana del mes, lo que deja poco margen de tiempo para reconfirmar dudas y datos de los trabajadores, incluir incentivos nuevos, añadir las horas extras, reducir los días de baja…
- No protocolizar los cambios. Algo habitual en las empresas pequeñas es que no se informen a tiempo los cambios particulares que afectan a los conceptos y condiciones para calcular la nómina, que se faciliten datos incompletos o se comuniquen de forma informal en una conversación de pasillo o tomando un café.
- Usar la nómina del mes anterior. Las horas extra, el plus por nocturnidad, las bajas y reducciones de jornada, una gratificación o una comisión por una venta… cada mes las condiciones varían y para prevenir errores es mejor empezar de cero. La ley exige que la liquidación y el pago del salario se hagan “en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres”, sin embargo el tiempo que puede transcurrir entre una nómina y otra no puede superar el mes.
- No calcular bien las percepciones gravables. Para el cálculo de la retención de impuestos, es importante conocer si las percepciones que componen la nómina del empleado deben ser gravables o quedan exentas, ya que puede crear discrepancias y generar problemas a largo plazo.
- Recalcular nóminas ya pagadas. En el afán de corregir y subsanar errores detectados, por ejemplo, en los cálculos de los impuestos y aportaciones a la Seguridad Social hay tendencia a recalcular y modificar las nóminas ya pagadas, cuando resulta infinitamente más práctico hacer las correcciones para el mes siguiente.
- Incluir datos incorrectos. En ocasiones encontramos errores de datos incluso en la cabecera de las nóminas, que debe de recoger los datos básicos del trabajador. También es muy habitual que las empresas cometan el error de usar plantillas de nóminas encontradas en directorios de internet que no siempre contienen todos los elementos descriptivos que la ley obliga a incluir.
