La pandemia de COVID-19 ha obligado a empresas de todo el mundo a “virtualizarse” de un día para otro sin los preparativos necesarios para tales cambios. Por tanto, aunque gran parte de la población laboral a nivel mundial ya ha pasado a trabajar online, la cuestión actual es: ¿Cuáles son las prácticas necesarias para un trabajo virtual sostenible en el tiempo?
1.- Mantén un contexto social: los trabajadores que pasan del formato “tradicional” al “virtual” tienen la ventaja de que comparten un historial laboral en un contexto social definido. Conocer a tus compañeros en persona aumenta el grado de confianza y facilita una colaboración digital eficaz. En el entorno digital, los trabajadores se centran principalmente en tareas laborales y subestiman la importancia de las interacciones sociales. Las tecnologías de la actualidad (por ejemplo, las tecnologías síncronas, las redes sociales) fomentan la socialización dentro y fuera del entorno laboral. Los trabajadores virtuales no deben limitarse a sus tareas profesionales, sino que también deberían hacer el mismo hincapié en los aspectos sociales del trabajo para paliar la falta de formas de socialización informal que suelen darse en los entornos presenciales.
Consejo: en tu reunión por Skype, comienza con una charla informal mientras tomáis un café y habláis de temas ajenos al trabajo, ¡esto puede reducir la distancia geográfica percibida entre los teletrabajadores!
2.- Escoger las tecnologías idóneas: Zoom, Microsoft Teams y Dropbox son algunas de las tecnologías desarrolladas para facilitar diferentes formas de trabajo digital. Algunas son de carácter síncrono, pues permiten comunicarse en tiempo real (Skype) y otras son de tipo asíncrono (Dropbox) y están principalmente previstas para fines de almacenamiento. Aunque la comunicación síncrona puede parecer más natural, puede que no siempre sea la herramienta adecuada; además, tampoco es sostenible celebrar largas reuniones por Skype para cualquier tipo de tarea.
Consejo: escoge la tecnología más adecuada para cada tipo de tarea; por ejemplo, un chat síncrono por Skype puede que sea la mejor opción para compartir ideas, mientras que lo mejor para almacenar archivos podría ser una herramienta asíncrona.
3.- Elegir estilos de liderazgo idóneos: se ha observado que hay diferentes formas de liderazgo en el entorno digital:
- Liderazgo centralizado: este estilo de liderazgo es habitual en entornos laborales físicos; la responsabilidad general de un proyecto desde su inicio hasta su final recae sobre una persona. En los entornos digitales, el líder centralizado suele coexistir con otro estilo de liderazgo como los que presentamos a continuación.
- Liderazgo emergente: aunque puede que ya se haya designado previamente un líder, en entornos digitales vemos cómo algunos miembros del personal se convierten en líderes durante el ciclo de vida de un proyecto. Es importante permitir y animar a que otros compañeros sean líderes, aunque no hayan sido designados de antemano.
- Liderazgo compartido: debido a la dispersión geográfica que caracteriza al teletrabajo, suele ser habitual que diferentes personas dirijan diferentes fases o aspectos de un proyecto. Esto normalmente se debe a su ámbito del conocimiento en particular y suele realizarse de forma sucesiva, de tal manera que un líder pasa el testigo a otra persona una vez ha finalizado su tarea.
- Coliderazgo: mientras que el liderazgo compartido es de carácter sucesivo, el coliderazgo es un estilo de liderazgo en el que dos o más miembros del equipo asumen la responsabilidad de dos tareas distintas al mismo tiempo. Por tanto, el coliderazgo es simultáneo en lugar de sucesivo.
Consejo: debemos estar abiertos a nuevos estilos de liderazgo distintos a los habituales en entornos tradicionales. Un proyecto puede tener un líder centralizado que se encargue de los aspectos administrativos del proyecto además de otros líderes (designados o emergentes) en diferentes fases o de manera simultánea para distintas tareas del proyecto.
4.- Los límites entre vida personal y laboral: a veces cometemos el error de permitir que el plano laboral se infiltre en aquellos aspectos de nuestra vida ajenos al trabajo cuando trabajamos desde casa. Aunque, por una parte, las tecnologías digitales hacen posible que trabajemos desde cualquier lugar y en cualquier momento, es habitual que nos encontremos en situaciones paradójicas en las que acabamos trabajando en todas partes/todo el tiempo. Así, entre los problemas más frecuentes de trabajar desde casa, cabe destacar trabajar durante más horas y la disminución de nuestra calidad de vida y la de nuestras familias. Aunque los smartphones y las tablets difuminan los límites entre el terreno laboral y personal, es necesario que volvamos a definirlos. Hay cuatro maneras diferentes de lograr esto:
- Decidir dónde trabajar: aunque puede que a veces esto no sea posible si nuestros hogares no se han diseñado para tener un espacio específico para trabajar, resultaría lógico destinar un espacio concreto de nuestra casa para ello. Es importante que pongamos unas normas para evitar trabajar fuera de este espacio.
- Decidir cuándo trabajar: una de las ventajas de trabajar desde casa es que tenemos la posibilidad de hacerlo a nuestro propio ritmo y definir nuestro horario de trabajo nosotros mismos. Por ejemplo, una jornada laboral de ocho horas puede estar partida, de manera que haya cinco horas de trabajo por la mañana y otras tres por la tarde, de acuerdo con nuestras responsabilidades familiares y preferencias personales.
- Desactivar o silenciar notificaciones: trabajar desde casa no quiere decir que siempre debamos estar disponibles para responder a consultas laborales. Recibir constantes notificaciones relativas al trabajo en nuestros dispositivos móviles puede perturbar nuestra vida ajena al trabajo (y la de las personas con las que vivimos). Esto se debe a que merman nuestra sensación de bienestar y acaban por perjudicar a nuestro rendimiento en general cuando más lo necesitamos: durante nuestra jornada laboral. Silenciar o desactivar por completo todas las notificaciones relacionadas con el trabajo en nuestros dispositivos personales, o bien utilizar dispositivos distintos para el terreno laboral y personal, pueden ayudar a gestionar mejor los límites entre trabajo y tiempo libre en el entorno digital.
- Diferentes dispositivos para distintos fines: trabajar desde casa no implica que debamos utilizar nuestros dispositivos personales para fines laborales. Por ejemplo, utilizar un portátil específico para el trabajo puede ayudarnos a definir otro límite mediante el cual, al apagar este portátil, básicamente estamos dando por terminada nuestra jornada laboral, con lo que evitamos que influya en nuestro tiempo libre.
