¿Con qué tipo de dificultades se encuentran los equipos de proyecto en la colaboración digital? Para obtener respuestas, SER Group ha realizado una encuesta entre 1.826 CIOs, gestores de procesos y responsables de TI de empresas, como parte de su estudio de mercado ECM Insights 2018. El 32 % de los encuestados alude que el principal obstáculo para la colaboración es que los miembros del equipo del proyecto no disponen de la misma información. Uno de cada cuatro encuestados (el 25 %) también se queja de la falta de actualización de los documentos del proyecto; el 20 % de ellos ni siquiera los encuentra cuando los necesita con urgencia. «Esta situación es muy perjudicial para la colaboración digital de los equipos y, en el peor de los casos, puede llegar a detener el proyecto», advierte Manfred Zerwas, socio gerente de SER Group.
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Herramientas inadecuadas para la colaboración
Los problemas surgen cuando las empresas usan herramientas que son poco o nada adecuadas para la colaboración digital. Un buen ejemplo de ello es que más de la mitad de los encuestados (el 51 %) mencionó que el correo electrónico es la herramienta que más utilizan para el intercambio de información entre equipos distribuidos. Aproximadamente uno de cada tres encuestados confía en los servidores FTP para la transferencia de archivos. Por regla general, eso conduce a un caos en las versiones de los documentos y a que nadie tenga una idea de la situación actual del proyecto. Es más, la información almacenada en estructuras complejas de carpetas y bandejas de correo puede que se olvide o se pierda.
Igualmente llamativo y alarmante es el hecho de que el 17 % de los encuestados utiliza soluciones en la nube de su entorno privado para el intercambio de información con clientes y partners externos. A menudo lo hacen sin comunicárselo a sus departamentos de TI. En consecuencia, puede suceder que la información importante escape del control de la propia empresa y caiga en manos equivocadas. Dicho riesgo de cumplimiento puede evitarse mediante la implementación de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) desde el principio.
Una colaboración segura en todo el mundo con ECM
Muchas empresas todavía no se han concienciado de que un sistema ECM es la mejor opción para gestionar la información en los procesos colaborativos. Para que equipos de todas las partes del mundo puedan colaborar de forma segura y contar con información actualizada en todo momento, es indispensable una plataforma ECM certificada y multilingüe como Doxis4. Gracias a ella, las empresas tienen la posibilidad de utilizar gran cantidad de soluciones empresariales para, por ejemplo, la colaboración digital, y adaptarlas a sus necesidades específicas. También se incluyen las salas de proyectos virtuales, como explica Zerwas: “La colaboración digital se alimenta de una base de información común en un entorno de trabajo seguro, lo que se materializa en las salas de proyectos virtuales. En ellas, equipos ubicados en diferentes partes del mundo pueden organizar, editar e intercambiar información conjuntamente; una información actualizada y disponible en todo momento”
