“Este es un buen sitio, seguro”. “¡Pero si lo guardé en esta caja!, tiene que estar aquí”, ¿nos suenan estas frases?
Pues es un fiel reflejo cotidiano de lo que nos ocurre con el correo electrónico: la información es el moderno alimento de nuestra actividad y las cajas con correos electrónicos son el lugar por el que vagamos en su búsqueda.
La frase gloriosa que más me gusta es: “Tranquilo, lo tengo en el correo”. Pues no, nuestra triste realidad es que el correo electrónico está desmadrado: utilizamos varias cuentas simultáneamente, nos cuesta separar el ocio del negocio, no somos capaces de leer todo lo que nos entra y, menos aún, clasificarlo.
Para colmo, todos nuestros interlocutores están convencidos de que hemos leído el correo que nos han enviado. Tiene guasa. Y además se piensan que sólo lo he leído yo… como no ha pasado por varios servidores a plena disposición de sus administradores… Que se lo pregunten a los de Enron.
Sin embargo, cuesta concebir nuestra actividad y relaciones actuales sin correo electrónico. Nos gusta tanto que nos lo queremos llevar a todas partes. Estamos de acuerdo:
</strong>Dirán ustedes, <em><strong>¡Menuda exageración por un “i-meil”!</strong></em> Puede ser, pero seamos consecuentes.
Igual que no vamos por ahí en ropa interior, cuidemos el aspecto de nuestros correos y respetemos los criterios de nuestra empresa. Sin duda, es un escaparate.
La utilidad de toda herramienta aumenta si conocemos su funcionamiento. Algo evidente, también para esta potente herramienta de comunicación, sencilla y bastante eficaz. Pero no hay que limitarse a “darle al botón”, porque es sencilla pero no tanto, no se engañen.
Nuestro correo se convertirá en información si somos capaces de gestionarlo. Así que toca borrar, leer, ordenar y custodiar. Además, los programas de correo saben que nos estamos asfixiando y nos ofrecen ayudas para clasificar y priorizar la avalancha, todo suma.
Y ahora que lo hemos conseguido ¿dónde está toda esa información tan importante? ¿Está segura? ¿Quién puede acceder a ella? ¿Tengo una copia? ¿Me importa? ¡Oye, que hablamos de<strong> INFORMACIÓN!.
</strong>Las respuestas serán variadas, pero si los más interesados en ellas no somos nosotros mismos, mal vamos.
No se asusten, que ni voy a recrearme en el paupérrimo porcentaje que los correos con información suponen sobre el total, ni en las abundantes amenazas que circulan, ni en la necesidad de un respaldo…
Podríamos hablar de firmar electrónicamente los correos, que por aquí se empieza. O podríamos insistir en minimizar los adjuntos, que un poco de dieta viene bien.
Pero sólo aconsejo que demos a la información su importancia. Ocultando el contenido, o enviándolos sólo para el destinatario. Quizás no sepamos seguro por dónde pasan o dónde están, pero no tendremos dudas sobre quién puede leerlos o traicionarnos.
Ciertamente, toda seguridad conlleva una servidumbre, pero, si la información es poder y no sabemos quién usa nuestra información.<strong> ¿Quién tiene el poder?</strong>
