En la actualidad, las empresas reciben cada vez más documentos en papel, que luego necesitan imprimir, debido a los procedimientos de archivo corporativos o a una exigencia legal. Lo absurdo de este ejercicio y las promesas de la “Oficina sin Papeles”, sobre todo para el ahorro de costes, han convertido a las Soluciones de Gestión Documental en una nueva ‘moda’, que ya es parte de los planes estratégicos de todo tipo de empresas.
Los sistemas de gestión para la pyme, o lo que son los ERPs de toda la vida, sin embargo, ya incorporan desde hace tiempo, toda una serie de funcionalidades que permiten una gestión de documentos digitales básica, sin la necesidad de desplegar ningún aplicativo adicional. Hablamos de la gestión de archivos adjuntos, que ofrece toda una serie de funcionalidades para el manejo y almacenamiento de documentación en formato electrónico, que hoy todavía se conocen y aprovechan muy poco en las pymes.
</strong>Estas funcionalidades representan una especie de antesala para una gestión documental más avanzada, permitiendo operaciones sencillas en áreas tan diversas, como la administración de la relación con los clientes, los seguimientos en el control de calidad, el almacenamiento y consulta de todo tipo de documentación técnica y un largo etc. de capacidades.
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Se trata de documentos electrónicos de todo tipo, desde ficheros de texto, de impresión o de hojas de cálculo, hasta imágenes o vídeos, que se podrían asociar fácilmente a cualquier apartado o función en el programa de gestión, para su acceso y consulta posterior. Una de las pocas recomendaciones, para la incorporación de estos documentos al sistema, es que los mismos estén asignados a un programa concreto para facilitar su visualización (por ejemplo, hojas de cálculo .xls; documentos de texto .doc o .txt, documentos de imagen .jpg, .tiff, etc.).
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El hecho de que todos estos documentos queden incorporados al programa significa, por otro lado, que estarán almacenados con el resto de la información de negocio de la organización, con todas las garantías existentes en cuanto a su seguridad y continuidad, además de su fácil acceso y consulta por cualquier usuario autorizado del sistema y desde cualquier punto, con conexión al ERP.
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Las funcionalidades para la gestión de documentos adjuntos, en los programas de gestión, permiten almacenar no sólo los ficheros antes mencionados, sino también pequeñas notas, ideas de los usuarios o comentarios acerca de algún tema o de una interacción con clientes o proveedores, facilitando la recopilación y flujo de información en la organización. Estas capacidades también están evolucionando cada vez más, con funcionalidades para la incorporación masiva de documentos adjuntos, para su consulta a través de directorios, etc.
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En definitiva, al margen de las grandes innovaciones tecnológicas que presenciamos en el mercado cada tantos años, los ERPs para la&nbsp;pyme incorporan continuamente novedades que, por pequeñas que parezcan, pueden ahorrarles a los usuarios finales mucho tiempo y esfuerzo en su día a día. Se trata de mejoras útiles y prácticas, muchas de las cuales han sido sugeridas por los propios usuarios y que, desde luego, vale la pena aprovechar. Cualquiera que haga el esfuerzo, lo comprobará fácilmente.<br />
