En el mundo actual impulsado por la información, los datos se encuentran en el corazón de las empresas y su gestión para permitirlas operar e innovar de una forma efectiva. Sin embargo, el crecimiento exponencial de los datos, junto con el aumento de la regulación, ha dejado a muchas organizaciones luchando contra la complejidad del cumplimiento de normativas necesario para gestionar toda su información valiosa. Las estadísticas apuntan a un rápido aumento de los datos de negocio, que crece a una tasa interanual del 56%.
Existen miles de potenciales proyectos de ley que influyen a las empresas, llegando a más de 100.000 los requisitos legales que afectan a las multinacionales. A esto hay que añadir la regulación actualmente propuesta por la Comisión Europea para unificar y armonizar la protección de datos en la Unión Europea (UE). Frente a este aluvión de requerimientos legales y regulatorios, no es de extrañar que muchas organizaciones estén buscando el asesoramiento de expertos sobre cómo mejorar la gestión, el almacenamiento, el archivado y la recuperación de sus datos para el cumplimiento, además de garantizar que su valiosa información puede utilizarse para innovar.
Gobierno de la información
Según la definición de HDS, el Gobierno de la Información es un programa completo de sistemas de control, procesos y tecnologías diseñadas para ayudar a las organizaciones a maximizar el valor de sus datos y reducir al mínimo los riesgos y costes asociados. Por lo tanto, cualquier organización que esté tratando de garantizar su cumplimiento haciendo frente a la puesta en marcha de un sistema que les permita seguir los requisitos reglamentarios, en primer lugar tiene que evaluar la madurez del sistema de Gobierno de la Información y poner en marcha las políticas necesarias para asegurarse de que sus datos cumplen con el marco acordado.
Sin embargo, seguir las directrices de Gobierno de la Información puede ser una tarea muy laboriosa, por lo que muchas empresas buscan consultores y otros expertos para el asesoramiento en la formación e implementación de su marco y las políticas que la guíen de la manera más eficaz. Comprender el alcance de los requisitos de ellos mismos es una tarea pesada. Pero la base de los cimientos para asegurar un Gobierno de la Información efectivo es evaluar la madurez de su negocio.
Para que un programa de Gobierno de la Información tenga éxito, los principales ejecutivos de la firma deberán participar en la creación de un marco de gobierno sobre el que se establezca y soporte el despliegue de las políticas que lo ampararán. Además, también tendrán que dar el visto bueno a la inversión necesaria, para la que habrá que tener en cuenta los volúmenes de datos. En este sentido, la automatización de los procesos en función de las políticas establecidas jugará un papel clave para contener los costes.
También hay algunos actores clave que tener en cuenta. Por ejemplo, los Information Officers por lo general tienen una visión global del patrimonio de los datos y comprenden los principios de la gestión basada en políticas, pero al mismo tiempo los Directores de Seguridad de la Información, Riesgos y Cumplimiento tienen una visión de los requerimientos regulatorios y corporativos de clasificación de datos. Por otra parte, los Business Manager a menudo tienen una visión de cómo se deben gestionar los activos de datos para apoyar sus necesidades de negocio, incluida la protección, el acceso y la relación entre las diversas fuentes de datos, como información crítica de negocio.
Tener una comprensión clara de sus necesidades a nivel regulatorio, empresarial y corporativo permitirá a las organizaciones saber mejor que práctica debe ser aplicada, dónde podría obtener ventaja de los procesos establecidos y definiciones de políticas para apoyar sus necesidades, y cómo podría gestionarse de forma rentable para el futuro. Un sistema de Gobierno de Información establece una base sólida sobre la que construir de cara al futuro, para establecer el marco de una gestión efectiva del coste de los activos y apuntar los elementos fundamentales que tienen mayor valor o que causan más problemas actualmente. El proceso podría llevar entre cuatro y seis semanas, pero si una organización ya tiene un marco establecido y quiere optimizar su enfoque, con dos semanas podrá ser suficiente.
Beneficios
Desde HDS consideramos que este es el enfoque que necesita una organización que quiera abordar eficazmente un plan o proyecto de cumplimiento normativo de la manera más rentable y eficiente. Y no sólo eso, al poner en marcha los procesos para gestionar los datos de la forma más eficaz, las empresas pueden aprovechar mejor la información como uno de sus activos más valiosos para la innovación y el crecimiento. Además, el Gobierno de la Información beneficia a las empresas en diferentes áreas clave:
• El crecimiento de datos: Asegura que puede gestionar, preservar, proteger, descubrir, analizar y aprovechar los datos de todo tipo para satisfacer la gobernabilidad y e-discovery, el descubrimiento de nueva información para obtener ventajas competitivas.
• Coste: Aumenta la eficiencia de las empresas y la utilización de los recursos, mientras garantiza el futuro de la infraestructura de activos de datos.
• Complejidad: libera los datos de las aplicaciones e infraestructura y asegura que los activos de información sean más eficaces y disponibles para innovar o ver otras opciones de negocio.
Una cosa es cierta y es que el volumen y la complejidad de los datos que las empresas crean, almacenan y administran están creciendo exponencialmente. El cumplimiento de los marcos legales y regulatorios es una preocupación fundamental para las organizaciones, especialmente ahora que los riesgos y las posibles multas están aumentando drásticamente. El impacto negativo en la reputación, en caso de fracasar su negocio, también puede ser perjudicial irrevocablemente. Además, contar con un sistema de Gobierno de la información eficiente aporta ventajas, ofreciendo información real sobre la gestión del ciclo de vida a través de la empresa. Todo ello es clave para asegurar a las empresas a desbloquear el alto valor de sus activos de datos, permitiéndoles impulsar la innovación, reducir al mínimo la pérdida de clientes e identificar nuevas oportunidades de negocio.
