En la actualidad, existen muchas herramientas diseñadas para sustentar a los pequeños y medianos negocios, tales como el hosting de Webs, los programas para el diseño de logotipos, etc. Las reuniones virtuales, como un servicio que permite las conferencias por Internet entre distintos puntos geográficos, están resultando muy útiles en cada vez más compañías. Durante los últimos años, las herramientas que permiten llevar a cabo estas reuniones se han seguido popularizando por sus diversos beneficios: reducción del gasto en viajes de negocio, las facilidades para reunir a profesionales muy distantes…
Uno de los logros alcanzados por el software para conferencias por Internet es el haber permitido que las Pymes le den un ‘toque personal’ a la comunicación con sus clientes, independientemente del momento, de la localización o de los costes. Este toque personal no es nada fácil de recrear. De hecho, varios estudios muestran que el 55% de la comunicación entre personas es física: los gestos y las expresiones faciales se unen para ofrecer una imagen, que muchos interlocutores consideran esencial.
Entonces, ¿cómo podríamos recrear este toque personal no sólo en las reuniones virtuales planificadas, sino también en las reuniones que mantenemos sobre la marcha? Las grandes compañías cuentan para ello con los recursos necesarios para desplegar plataformas de vídeo a gran escala. Las inversiones que requieren dichas plataformas, resultan en la mayoría de los casos muy difíciles de afrontar por un negocio de una dimensión menor. Las Pymes, sin embargo, tampoco pueden esperar porque, en el actual y rápido entorno de negocio, para estas compañías es esencial la creación de una relación cercana con sus clientes.
Los seres humanos establecemos relaciones a través de la interacción y de las emociones, y estas emociones no son fáciles de detectar en una llamada telefónica o un email. Sin embargo, en una reunión online a través de Internet, el gerente de una Pyme será capaz de detectar fácilmente si su cliente o colaborador es feliz, si está triste, frustrado, emocionado o disgustado.
Cercanía con los clientes, en cualquier circunstancia
Hoy, observamos cómo la línea que divide las reuniones Web programadas y el deseo de reunirse con clientes o colaboradores sobre la marcha, donde sea que se encuentren, es cada vez más borrosa. En la actualidad, las compañías florecen y prosperan gracias a la colaboración entre sus empleados y a la colaboración de estos últimos con los clientes. E independientemente de si nos referimos a la ejecución de proyectos, a la elaboración de documentos o a las tormentas de ideas, la colaboración es una variable imprescindible en la ecuación.
Las soluciones para la realización de reuniones online se utilizan precisamente para alcanzar este objetivo. Muchas Pymes ya han descubierto el valor de una reunión espontánea por Internet y de la capacidad que tiene la misma para darle este toque personal a la comunicación. El vídeo no es el único elemento capaz de crear esta atmósfera, ya que las soluciones para teleconferencias Web también aportan otras múltiples capacidades que la refuerzan aún más, como la compartición de escritorios o la posibilidad de que varios interlocutores a distancia trabajen sobre un mismo documento en tiempo real, utilizando múltiples dispositivos para conectarse a la reunión. De este modo, dichas herramientas son capaces de dotar a las Pymes de una colaboración en remoto plena y completa.
A continuación, tomaremos en consideración lo que ya están haciendo las Pymes incluso en este momento:
– Las teleconferencias son el futuro: Podríamos pensar en un trabajador freelance que está colaborando temporalmente con la compañía o en uno de los empleados clave de la organización, que tiene que quedarse en casa porque su hijo está enfermo, por el mal tiempo, por la falta de espacio en la oficina o porque vive lejos y no puede desplazarse diariamente hasta la empresa, pues no hemos encontrado un profesional igual de cualificado más cercano… Todas estas son razones sólidas para que las Pymes recurran a la colaboración por Internet y a las conferencias Web.
– La formación de nuevos empleados es costosa, sobre todo si los mismos están ubicados en diferentes partes de España o del mundo (algo cada vez más frecuente incluso en la Pyme). Hoy, cada vez menos compañías están dispuestas a dedicar sus recursos limitados para que sus formadores recorran las diferentes localizaciones de la organización y pongan las cosas en marcha, y prefieren recurrir, en vez de ello, a las conferencias Web para ofrecer la formación necesaria a sus nuevos empleados en tiempo real.
– Muchas Pymes ya usan las reuniones virtuales para vender productos físicos, tales como piezas de hierro fundido. Habitualmente, los comerciales viajan para mostrar sus productos a los clientes potenciales y, considerando que no siempre se consiguen ventas, el proceso se podría volver tremendamente costoso. Al utilizar reuniones virtuales, sin embargo, las pequeñas y medianas compañías pueden mostrar sus productos fácilmente y en el mismo día, no sólo a uno o a unos pocos, sino a múltiples clientes, a través de una cámara Web o de un Power Point.
De este modo, las reuniones online nos permiten aunar la colaboración que se alcanza con el vídeo con este toque personal. Tal y como ya hemos comentado, las soluciones de teleconferencia avanzadas van mucho más allá del simple vídeo y, además, permiten compartir pantallas ofreciendo una interactividad total, igual que si todos los integrantes de la reunión se encontraran en la misma habitación. Con ello, se consigue que la colaboración fluya mejor, en vez del constante tráfico de emails, por ejemplo, en una comunicación por correo electrónico. Las compañías que aplican activamente este tipo de herramientas se encuentran, por tanto, en la vanguardia del negocio y son un ejemplo de cómo deberían operar y colaborar los equipos en las organizaciones hoy en día.
El futuro de las conferencias Web en la Pyme
Aunque cada vez más pequeñas y medianas empresas usan las conferencias Web para la formación, las reuniones con clientes o el teletrabajo, el futuro nos desvelará una capa nueva y diferente en la aplicación de estas tecnologías en la Pyme. Hoy, dichas soluciones están penetrando lentamente en grandes organizaciones con presupuestos significativos, pero es en las pequeñas compañías donde esperamos que, en un futuro próximo, las mismas experimenten un crecimiento dramático.
Hoy, una reunión virtual debe organizarse previamente y los participantes en la misma, deben haberse puesto de acuerdo sobre cuándo celebrarla. Sin embargo, con la evolución de las soluciones de teleconferencia, que serán cada vez más y más fáciles de usar, las reuniones online llegarán a integrarse totalmente en nuestro día a día y seremos capaces de colaborar con un click del ratón. De este modo, mantener una reunión online nos resultará igual de fácil que nos parece hoy enviar un email o hacer una llamada telefónica.
Entre las principales ventajas que podría tener una Pyme frente a una gran corporación, destaca su cercanía a los clientes, la relación personal con los mismos, la confianza, su flexibilidad y su inmediatez. El software para la realización de reuniones online refuerza precisamente estas ventajas y es capaz de responder a las necesidades de cualquier pequeña o mediana organización. Además de su rápido retorno de la inversión y de los ahorros que permite alcanzar en la partida de viajes y desplazamientos, el toque personal que se consigue con estas soluciones es algo que cualquier Pyme puede aprovechar para diferenciarse en el mercado.
Por otro lado, las teleconferencias Web no sólo permitirán que las personas intercambien información de forma más segura o que fijen puntos de referencia, sino también ayudarán a las Pymes a construir unas relaciones más estrechas con sus clientes, mejorarán su confianza y comunicación. Incluso, harán que los clientes de estas compañías se sientan más cómodos, porque serán capaces de ver el profesional con el que están tratando, más allá de las referencias que podría ofrecernos una voz lejana al otro lado de la línea.
El software para reuniones online, de este modo, ofrece mucho más que una simple herramienta de comunicación, porque permite a las Pymes recrear este toque personal en las relaciones con sus clientes. Y dadas las actuales capacidades de estas herramientas, queda claro que las mismas soportan de manera natural el espíritu de las Pymes y su filosofía en el trato con los clientes. Gracias a ello, las pequeñas y medianas compañías pronto transformarán las teleconferencias en parte integral de su día a día, creando unas interacciones que no estarán limitadas por ninguna barrera.
